Configuração do login no Software PHC

Login mais seguro e facilitado


Sabia que pode proteger e limitar o acesso aos seus dados usando passwords diferentes no software PHC e no SQL, impedindo assim a entrada directa via base de dados?

Isto é possível através da criação de um login único para todos os utilizadores, uma nova funcionalidade disponível com a versão 2009 do software PHC.

Para isso deve aceder aos parâmetros de configuração geral e escolher “Permitir configurar computadores com login único”. Após esta acção, no menu supervisor, separador “Tratamento de Bases de dados” na opção “Tipo de login deste computador” deve seleccionar “Login único para todos os utilizadores”.

Após a sua selecção, deve definir o login e a respectiva password para entrada no SQL, e a mesma deve ser de conhecimento restrito.

Depois das parametrizações acima descritas, fica disponível no "Ficheiro de utilizadores” o campo "Password" para o Login.

Como pode verificar esta funcionalidade permite, de uma forma simples, criar novos utilizadores para trabalhar no Software PHC sem a necessidade de criar logins a nível de SQL para cada utilizador, assegurando toda a confidencialidade da sua informação.

Esperamos que esta informação lhe seja útil.

Toda a sua empresa, na palma da mão

Os Gestores têm cada vez mais a necessidade de analisar a situação da sua empresa em qualquer local. O PHC Pocket Análises foi desenvolvido a pensar na possibilidade de reacção imediata e na tomada de decisões importantes, sem que seja necessária a presença dos decisores na empresa.

Desta forma, o PHC Pocket Análises potencia um conjunto de vantagens, nomeadamente, o aumento da eficácia e rentabilidade na actividade e a redução efectiva de custos, através da facilidade de acesso à informação que permite controlar a evolução da empresa.

O PHC Pocket Análises permite um rápido conhecimento do estado real da empresa e facilita a rápida tomada de decisões, pois com ele e com um telemóvel pode, com toda a segurança e de uma forma bastante económica, efectuar análises avançadas à base de dados da empresa, sem que para isso tenha que se deslocar à mesma.


Com o módulo PHC Pocket Análises pode rapidamente, através de um PDA ou telefone com GPRS, Rede Wireless ou então no escritório via ActiveSync, sincronizar toda a informação existente na base de dados da empresa, para o seu dispositivo móvel.


Tem assim acesso no PDA a toda uma série de análises previamente criadas, onde pode analisar por exemplo, o estado bancário da empresa, dados relativamente a cobranças de dívidas, prazos médios de pagamentos e recebimentos, relatórios sobre facturação realizada, o número de encomendas que entraram, a rapidez de entrega, entre muitas outras análises de extrema importância para o decisor.


Desta forma, o utilizador recebe análises estatísticas de todos os departamentos e pode relacionar os dados das mesmas, desde analisar a rentabilidade de cada área, as falhas, cumprimento dos prazos, os desvios face às previsões efectuadas, entre outras.

O PHC Pocket Análises é a solução ideal para quem necessita saber, a qualquer hora e em qualquer local, tudo o que se passa com a empresa e poder tomar rapidamente as decisões.

Facilidade na verificação dos documentos

A Contabilidade é uma área vital para as empresas. Dado o trabalho minucioso e rigoroso exigido, torna-se imprescindível dotar a mesma de ferramentas que facilitem o seu dia-a-dia e potenciem a sua produtividade.

Na PHC pensamos continuamente em formas de aumentar a produtividade de todas as áreas da empresa, resultando em ferramentas como esta que vem facilitar a verificação de documentos contabilísticos.

Assim, criámos 3 novas páginas no ecrã de documentos contabilísticos que permitem consultar os totais movimentados por conta, por rubrica e por centro analítico.
Já que não é obrigatório o uso das 3 páginas em simultâneo, pode escolher apenas as páginas com maior relevância para si.

Para seleccionar quais as páginas que deseja visualizar deve activar os seguintes parâmetros do módulo de Contabilidade: "Visualizar uma página resumo de centros analíticos nos documentos contabilísticos"; "Visualizar uma página resumo de contas nos documentos contabilísticos"; e/ou "Visualizar uma página resumo de rúbricas nos documentos contabilísticos".


Após a activação dos parâmetros, ao consultar o ecrã de documentos contabilísticos ou o ecrã de movimentos contabilísticos, pode analisar facilmente o documento através das novas páginas de totais por conta, por rubrica e/ou por centro analítico.


Com estas opções, torna-se mais simples verificar rapidamente o seu documento contabilístico.


Além disso, se o seu software PHC pertencer à gama PHC Enterprise, além das páginas de resumo de centros analíticos, contas e rubricas, pode ter páginas de resumo por naturezas e por dimensões.

Introdução de encomendas a partir de um PDA

Para evitar que os Comerciais quando estão fora da empresa fiquem impossibilitados de aceder à informação relativamente aos seus clientes, stocks e, principalmente, para que possam lançar rapidamente as encomendas dos seus clientes, a PHC criou o módulo PHC Pocket Encomendas para PDAs.

Com o módulo PHC Pocket Encomendas pode rapidamente, através de um PDA e telefone com GPRS, Rede Wireless ou então no escritório via ActiveSync, sincronizar toda a informação existente na base de dados da empresa, para o seu dispositivo móvel.


Com o PDA acede à tabela de Clientes do módulo PHC Gestão, pois possui uma área para consultar os dados de clientes, permitindo procurar através de vários critérios, alterar os dados de qualquer cliente e introduzir novos.

Cada PDA tem uma configuração definida no sistema central onde se indica os clientes que estão disponíveis, se todos ou apenas aqueles que pertencem a determinado vendedor. Pode, ainda, definir para cada PDA os acessos de introduzir ou alterar Clientes para cada utilizador.


O utilizador pode ainda consultar os dados de artigos, permitindo efectuar procuras por vários critérios, alterar os dados de qualquer artigo, assim como introduzir novos artigos.

Ainda para os Artigos, cada PDA tem uma configuração definida no sistema central onde se indica os artigos disponíveis; se todos ou apenas aqueles que possuem stock em determinado armazém. Pode ainda definir para cada PDA os acessos de introduzir ou alterar artigos. Se possuir um leitor de código de barras no PDA, pode, na introdução de encomendas, usar esse leitor para rapidamente introduzir os vários artigos na encomenda.


A partir da ficha de cada cliente consulta os documentos de conta corrente que se encontram em aberto, ou seja, ainda não regularizados e o respectivo saldo, como também emite as encomendas, definindo qual o cliente da mesma, preenchendo os diversos campos disponíveis e adicionando os artigos encomendados. A qualquer momento consulta encomendas anteriores e altera-as, caso ainda não tenham sido enviadas para o sistema central. O PHC Pocket Encomendas permite ainda imprimir, sempre que entender, as encomendas emitidas ou quaisquer outros dados.

O PHC Pocket Encomendas é a solução ideal para os vendedores que necessitam de enviar as encomendas por telefone. Com ele evita erros e perdas de tempo, acede à informação dos clientes, introduz encomendas e sincroniza toda essa informação via GPRS com a Sede.

Como executar o apuramento de resultados de seguida

Sempre que chega a altura de na contabilidade efectuar o apuramento de resultados, é necessário executar cada apuramento individualmente. Esta é, com certeza, uma operação que lhe consome algum tempo.

Já alguma vez pensou como era óptimo que a aplicação facilitasse esse processo? Por isso desenvolvemos uma rotina que efectua este apuramento de forma encadeada.


Após preencher a "Ordem de execução no apuramento", em cada registo individual do Apuramento de resultados, basta clicar em "Vários apuramentos", para definir os dados adicionais dos movimentos que vão ser gerados. CrLf


A opção "Preparar" permite-lhe observar alguns dados referentes aos diversos apuramentos. Após este passo é ainda possível definir quais os apuramentos a emitir (81, 82, 83, etc.), clicando para esse efeito no botão "Gravar". Depois deste passo já pode visualizar uma preparação dos apuramentos e, após clicar em "OK", efectua a emissão dos mesmos. CrLf


Desta forma, executa o apuramento encadeado, ou seja, as contas da configuração são saldadas por contrapartida da conta destino. Em simultâneo é impresso um documento com os valores que entretanto foram lançados nas várias contas.
Ao utilizar este apuramento efectua um único documento contabilístico com todas as contas de apuramento. Assim, numa única acção, consegue apurar o Resultado Líquido do Exercício.

Ao efectuar os diversos apuramentos de uma forma bastante rápida, reduz o tempo dispendido nesta tarefa.

Emissão automática de pedidos de assistência e introdução de pedidos de assistência periódicos

Sabia que, no PHC Suporte, pode gerar pedidos de assistência automáticos e criar um plano de intervenções para um ou vários equipamentos, através das opções disponíveis nos Pedidos de Assistência?


A partir da opção 'Emissão automática de pedidos de assistência' pode criar de forma automática Pedidos de assistência técnica, devendo para isso definir quais os critérios para a respectiva emissão.


Para a emissão dos pedidos de assistência de forma automática, basta definir a data e hora genérica para a qual estes pedidos serão agendados. De seguida, indique quem recebeu os pedidos, qual o tipo de pedido e o seu status. No campo Problema deve indicar qual a razão que motivou a abertura dos mesmos.

Existem ainda algumas condições específicas que devem ser indicadas como se queremos abrir pedidos somente para equipamentos que não estejam em aberto; abrir para os equipamentos que não ultrapassaram a data de fim de situação; abrir para todos os equipamentos resultantes de um filtro; abrir para equipamentos com manutenção periódica; ou ainda abrir para equipamentos com necessidade de substituição de acessórios dentro de um determinado número de dias.

Após estas definições, basta-lhe seleccionar a opção Abrir os pedidos, para que os respectivos pedidos de assistência sejam criados.

Para os equipamentos onde o campo Periodicidade de Manutenção se encontre preenchido serão gerados os respectivos pedidos de assistência de acordo com a informação presente neste campo.

Já a opção 'Introdução de pedidos de assistência periódicos' permite criar um plano de intervenções, para um ou vários equipamentos em simultâneo.


Para a criação dos pedidos devemos seleccionar entre que datas queremos efectuar o plano de intervenções, a partir de que data queremos começar a agendar pedidos de assistência e qual o intervalo de dias para não repetir o PAT planeado. Além disso, pode ainda inserir diversos dados no PAT, como, o Técnico Responsável, qual o problema, qual o status do pedido, entre outros.

Como pode verificar estas funcionalidades permitem de uma forma simples e prática, criar pedidos de assistência automaticamente e/ou periódicos para controlar as suas necessidade a nível da gestão dos seus equipamentos.

Como emitir Vendas a dinheiro sem abrir ficha de cliente

Sabia que pode configurar a sua aplicação para emitir uma Venda a Dinheiro sem ter de criar a ficha de cliente? De uma forma simples pode criar um cliente do tipo "Vendas a Dinheiro", que depois é utilizado na emissão dos respectivos documentos.

A configuração desta funcionalidade é bastante simples, sendo apenas necessário criar um novo cliente, chamado por exemplo "Vendas a Dinheiro", mas que possui o click "Vendas a Dinheiro", como está ilustrado na imagem seguinte.


Desta forma, ao inserir uma nova Venda a Dinheiro, pode usar este Cliente para as situações em que não pretende abrir uma nova ficha de cliente podendo, no entanto, registar os dados do mesmo no documento.

No documento Venda a Dinheiro, após inserir o nome "Vendas a Dinheiro", surge a janela onde pode registar os dados do cliente, como nome, morada, localidade, código postal e número de contribuinte.


Após o preenchimento dos dados do cliente, basta clicar em OK para prosseguir com a emissão do documento. Se a Venda a Dinheiro for impressa, constará da mesma o nome e os restantes dados do cliente respectivo.


Como pode verificar esta funcionalidade permite de uma forma simples emitir documentos sem a necessidade de criar uma ficha de cliente, ficando a informação do cliente registada no próprio documento.

Descontos por prazo de liquidação

Configuração intuitiva dos descontos


Tem a necessidade de definir descontos em função do prazo de liquidação? De poder fazer variar quer os descontos concedidos a clientes, quer os descontos obtidos de fornecedores em função dos prazos de liquidação? Com o Software PHC poderá rapidamente e de uma forma fácil e intuitiva configurar este tipo de descontos.

Para utilizar esta funcionalidade devemos aceder ao Menu da Aplicação, Tabelas, Gestão, Condições de Pagamento. Neste ecrã definimos se estamos a configurar descontos para recebimentos de cliente ou para pagamentos a fornecedores, a data de vencimento e os descontos por prazo de liquidação.

De seguida, na ficha do cliente ou fornecedor, associamos a respectiva condição de pagamento.


Ao emitir um documento, as condições de pagamento são transpostas de forma automática.

Os descontos resultantes das condições de pagamento aplicam-se de forma automática na fase de regularização da conta-corrente. Para documentos de compras a crédito, os descontos são aplicados na emissão de pagamentos. No caso de documentos de venda a crédito, os descontos concedidos são calculados na emissão do recibo ao cliente.

Em suma, ao utilizar as condições de pagamento do Software PHC, o utilizador pode criar automatismos no sentido de atribuir descontos por prazo de liquidação. Este mecanismo pode ser usado quer em descontos obtidos de fornecedores, quer em descontos concedidos a clientes.

Esperamos que a informação aqui divulgada seja útil e aconselhamos a que esteja atento às nossas próximas edições da iDirecto.

Uma imagem vale mais do que mil palavras

No dia-a-dia, o seu processo de tomada de decisão passa por analisar e interpretar mapas e relatórios extensos, em busca do melhor caminho a seguir? Já pensou como seria mais simples levar a sua empresa ao sucesso se toda a informação para decidir estivesse sempre actualizada?

Hoje as organizações originam grandes quantidades de dados. O desafio que se impõe é tornar toda essa informação em indicadores que gerem valor acrescentado para quem decide.

Na tentativa de combater e minimizar o efeito "dados a mais, informação a menos", na PHC desenvolvemos o módulo PHC Dashboard, cujo objectivo é organizar e agrupar a informação, gerando dados eficazes de análise dentro das organizações.


O PHC Dashboard tem uma forte componente visual, que permite ao decisor num simples olhar e de uma forma muito rápida, ficar por dentro de todo o negócio e sempre que se justifique, ir ao detalhe da informação e interagir com a mesma, tudo centralizado num único local.

No ecrã de "Indicadores", dedicado à facturação, tesouraria e compras, podemos observar e analisar de uma forma muito apelativa, qual o estado dos três principais eixos responsáveis pela saúde financeira do negócio.


Outra responsabilidade que os Dashboards devem assumir, é a de mostrar o que de menos positivo está acontecer, isto para que em tempo útil o decisor possa rapidamente consolidar a sua decisão e agir em conformidade, de modo a mudar o rumo dos acontecimentos, corrigir as trajectórias e inverter tendência.


Na era da informação, os Dashboards são como sinais reguladores que impõem uma ordem e uma dinâmica próprias nas áreas para que foram desenhados.

Com o PHC Dashboard, para além de poder usar os templates fornecidos, pode ainda construir os seus próprios quadros de análise que, de uma forma activa, contribuem para uma melhor e mais rápida decisão, sendo por isso uma vantagem competitiva para as empresas.

Clique no seguinte link e conheça melhor o módulo de que fala esta edição:
PHC Dashboard

Simplicidade na emissão de facturas ao Leasing

Trabalha diariamente com empresas de leasing e quer ver facilitada a sua gestão?
A pensar nestas situações, na PHC criámos uma funcionalidade que lhe permite ter em conta 2 clientes nos documentos de facturação.
Esta novidade encontra-se disponível em todas as gamas do software PHC, a partir da versão 2008, permitindo-lhe passar a gerir a sua Facturação a empresas de Leasing.

Para a poder utilizar deve aceder ao Menu da Aplicação, Tabelas, Gestão, Configurar Documentos de Facturação e activar a opção 'Lança os movimentos no 2º Cliente'.

Ao activar esta opção, o documento é efectuado para o primeiro Cliente e os movimentos de conta corrente, regularizações e integrações na contabilidade são lançados para o segundo Cliente.


Vamos ver o seguinte exemplo: Ao Cliente número 1 (Albertino Maciel) são facturados 1315,00?, no entanto, os movimentos de conta corrente, documentos contabilísticos são lançados no Cliente número 2, Empresa Leasing.


No ecrã de Clientes, no Menu de Opções, existe uma Análise chamada Monitor de responsabilidades financeiras deste Cliente, esta opção possibilita-lhe uma visão detalhada das responsabilidades financeiras de um determinado Cliente, mostrando a Conta Corrente em aberto, os Títulos e as Letras em carteira.


Desta forma, pode efectuar um documento de facturação para um cliente, e os movimentos de conta corrente, regularizações e integrações de Contabilidade são lançados para um 2º Cliente, neste caso, a Empresa de Leasing, agilizando as suas actividades de facturação com facilidade.