sábado, 31 de janeiro de 2009

Impressões à medida do seu negócio

Sabia que é possível em cada impressão definir um filtro para imprimir apenas a informação que deseja?

Existe uma opção na impressão dos Documentos para criar um filtro na impressão, este filtro actua sobre a tabela de linhas de modo a imprimir só as linhas pretendidas. Pode, assim, definir condições seja nos Documentos de Facturação, Dossiers Internos, Compras a Fornecedores ou, no módulo PHC Pessoal, nos Vencimentos de Funcionários.

Supondo, por exemplo como na imagem em baixo, uma factura que apresenta diversas linhas com vários artigos e só alguns deles contêm números de série.


Ao utilizar esta opção define um filtro a actuar sobre a tabela de linhas, de modo a serem impressas apenas aquelas que possuem artigos com números de série. Desta forma, pode ter uma outra configuração de impressão da factura, como um "Certificado de Instalação" para efeitos de Garantia, em que, através do filtro, nessa impressão são apenas visíveis as referências com números de série.


O filtro pode ficar associado a determinado IDU na altura em que se desenha, desta forma, cada vez que imprimir esse IDU o filtro é usado, em alternativa, no momento da impressão pode definir um filtro a actuar só nessa impressão, não eliminando a definição que o IDU traz por defeito.


No caso particular das impressões de vencimentos de Funcionários no Pessoal, existem duas opções de filtro, uma para aplicar nas linhas de remunerações do recibo e outra para aplicar nas linhas de descontos do recibo.

Assim, independentemente das suas configurações, as suas impressões são muito mais flexíveis e versáteis, e permitem de uma forma simples filtrar qual a informação a imprimir sem necessitar de aceder às respectivas configurações, de acordo com as necessidades pontuais.

quarta-feira, 28 de janeiro de 2009

Contactos, Visitas e Agenda na palma da mão

Os Comerciais quando estão fora da sua empresa, têm muitas vezes necessidade de saber variadíssima informação constante do módulo CRM, tal como o que têm marcado na sua agenda pessoal, que visitas têm para realizar, os dados e pessoas a contactar em determinada visita, entre outras. Normalmente têm de telefonar para a empresa e pedir a alguém que lhes forneça toda essa informação telefonicamente.

Com o módulo PHC Pocket CRM, podem rapidamente através de um PDA ou telefone com GPRS, Rede Wireless ou então no escritório via ActiveSync, sincronizar toda essa informação existente na base de dados da empresa, para o seu dispositivo móvel.


Com o PDA podem aceder à tabela de contactos do módulo PHC CRM, onde a lista de contactos a que tem acesso pode ser filtrada de várias formas, sejam os contactos apenas do vendedor que possui o PDA, seja através de um filtro mais específico, pois é possível pré-definir os filtros a aplicar.


O utilizador pode ter o controlo total sobre as visitas realizadas e agendadas a cada contacto, podendo assim gerir facilmente a sua agenda para o próprio dia e para os dias seguintes.


Em cada visita pode introduzir o relatório da mesma, assim como outra informação específica que necessite, pois é ainda possível criar alguns campos do utilizador na visita para que o vendedor tome notas acerca da satisfação do cliente, a concorrência, etc.

O PHC Pocket CRM é a solução ideal para aumentar a produtividade dos comerciais que estão no terreno e que necessitam de saber a qualquer hora e em qualquer local tudo o que se passa com as suas visitas e agenda, obter e actualizar informação sobre os seus clientes, podem assim ter toda esta informação na palma da sua mão, mesmo quando estão fora da empresa..

sábado, 24 de janeiro de 2009

Não deixe nenhum assunto por tratar

Já viveu, com certeza, situações em que um esquecimento tornou um assunto ou tarefa habitual num tema importante, apenas porque não foi tratado dentro do prazo. É natural, por vezes, não existe um local próprio para controlar as tarefas mais pequenas, pelo que muitas vezes acabam esquecidas, até ao momento em que se tornam urgentes.

Para eliminar este tipo de situações desenvolvemos, a partir da Versão 2009, para as Gamas PHC Corporate, PHC Advanced e PHC Enterprise uma nova funcionalidade no módulo PHC TeamControl, designada por Assuntos.


Os Assuntos permitem que determinada tarefa individual ou entre dois utilizadores seja tratada de forma simples e prática. Este sistema permite uma rápida introdução de um assunto, indicando alguns campos essenciais como, por exemplo, a quem se dirige, qual a data final para a sua realização, o nível de urgência, baseado também em destaques por cores, para que nada fique esquecido.


Após a sua introdução, os Assuntos podem ser tratados a partir do Navegador PHC, ou da página de assuntos existente no ecrã de Portfólio de Projectos, do TeamControl.


Os Assuntos permitem ainda adicionar textos (itens) ou, caso possua o módulo PHC ControlDoc, colocar Anexos. Cada Assunto não é mais do que um projecto de TeamControl com uma única tarefa. Se um assunto evoluir pode sempre transformá-lo num projecto normal, para isso, basta retirar o clique de assunto na respectiva configuração.

Com os Assuntos do TeamControl pode controlar todas as tarefas do dia-a-dia que não se encontram directamente associadas a um Projecto específico e que, maioria das vezes, ficavam esquecidas ou adiadas.

sábado, 17 de janeiro de 2009

Controlar todas as tarefas em aberto

A gestão de equipas de trabalho é uma tarefa complexa e que implica um acompanhamento muito próximo de todos os elementos. Com vista a facilitar o ponto de situação das tarefas de determinado elemento da equipa, criámos no módulo PHC TeamControl, a partir da Versão 2009, para as Gamas PHC Corporate, PHC Advanced e PHC Enterprise a funcionalidade "Ponto de Situação".

Com a mesma torna-se possível consultar de uma forma simples, rápida e intuitiva, as tarefas que determinado utilizador tem em aberto, independentemente do projecto em que são incluídas, segundo os acessos da pessoa que solicitou o Ponto de Situação.


O ecrã de Ponto de Situação é acedido a partir do Portfólio de Projectos, existindo um botão na zona inferior esquerda. Já no ecrã de Ponto de Situação é ainda possível definir quais as tarefas que devem aparecer através de um filtro, assim como separá-las pelo seu timing (atrasadas, em curso, por iniciar).


Em cada tarefa seleccionada podemos acrescentar texto à mesma, dar como atribuída, mudar o utilizador, navegar para a respectiva tarefa ou, de uma forma conjunta, seleccionar várias tarefas e executar uma determinada acção sobre as mesmas.

Nas próprias tarefas existe a possibilidade de indicar se a mesma não deve aparecer no Ponto de Situação, pois pode haver tarefas que pela sua natureza não devam aparecer neste monitor, assim podemos excluir as tarefas que não sejam susceptíveis de se fazerem Pontos de Situação.


Com a funcionalidade de Ponto de Situação, poderá saber rapidamente as tarefas de determinado utilizador, qual o estado dessas tarefas assim como os seus respectivos timings, e facilmente tomar decisões e proceder às alterações necessárias no preciso momento, sem ter de perder tempo com levantamentos e análises sobre a situação das tarefas de determinado utilizador.

sexta-feira, 16 de janeiro de 2009

A resposta rápida e eficaz na organização da agenda comercial

A atribuição de visitas, sejam elas e-mails, telefonemas, reuniões, são uma constante da realidade comercial das empresas. Esta tarefa não é fácil pois obriga, por vezes, à distribuição de centenas de visitas por apenas dois ou três colaboradores. Já pensou no tempo necessário para lançar 100 visitas e distribuí-las pelos seus comerciais?

A PHC tem uma solução para si.
O software PHC CRM Comercial permite criar, desde a versão 2004, visitas de forma automática reduzindo o tempo de execução desta tarefa a poucos cliques. No menu do ecrã de Contactos encontram-se duas opções que permitem gerar visitas de forma automática, que vão ser explicadas com recurso a dois casos distintos.

O primeiro caso ilustra uma empresa que acompanha de forma regular e periódica os seus principais clientes através de um telefonema. Como criar estas visitas? Primeiramente é necessário definir a periodicidade das visitas, em dias, na ficha dos respectivos contactos. Seguidamente o utilizador deve seleccionar a opção Geração Automática de Visitas Periódicas existente nas opções de menu da ficha do contacto.


Neste ecrã deve definir o tipo de visita e a hora da mesma, para que esta fique visível na agenda de marcações do utilizador/vendedor. Ainda através do filtro devem seleccionar-se os contactos para os quais se pretende criar as visitas. Ao premir o botão Avançar a aplicação vai permitir, através de um ecrã próprio, visualizar e alterar os dados que vão constar em cada visita.


Este ecrã permite ao utilizador observar a identificação do contacto e a data para a qual vai ser criada a visita. Possibilita ainda emitir todas as visitas de uma vez ou, verificar uma a uma procedendo às alterações que sentir necessárias, tal como, a própria data da visita. Através desta ferramenta vão ser emitidas as visitas periódicas aos contactos definidos no filtro que tenham a periodicidade definida na sua ficha, respeitando o valor em dias, definido para cada um.

Num segundo caso, a empresa precisa que cada vendedor envie um e-mail personalizado com informação sobre a nova gama do seu produto. Para isso, o utilizador deve seleccionar a opção Geração Automática de Visitas idênticas existente nas opções de menu da ficha do contacto onde deve definir o tipo de visita, o resumo, a acção e o vendedor. Para que as visitas sejam criadas para os contactos do vendedor deve criar um filtro que apenas seleccione os contactos do vendedor seleccionado. Ao premir o botão Avançar a aplicação gera as visitas de acordo com os dados definidos neste ecrã, para os contactos do vendedor.


As visitas emitidas podem ser consultadas nas fichas dos contactos e na Agenda de Marcações do próprio vendedor.

Os dois exemplos de Geração automática de visitas acima apresentados demonstram a facilidade e rapidez com que se podem criar centenas de visitas.

Esta ferramenta do software PHC automatiza uma tarefa base da actividade comercial na interacção com clientes e foi concebida a pensar em si. Tem como ponto de partida o objectivo de optimizar o tempo e resultados dos seus utilizadores.

domingo, 11 de janeiro de 2009

Personalizar as colunas das grelhas de Documentos

O software PHC disponibiliza toda a informação para que cada departamento da sua empresa possa tratar os documentos resultantes do seu negócio com eficácia. Mas cada utilizador tem necessidades diferentes de informação, se um comercial que introduz facturas no sistema não necessita de validar os códigos cpoc dos artigos, para alguém da área financeira esta informação é vital para uma correcta integração na contabilidade.

Para responder a esta necessidade, desenvolvemos no Software PHC uma funcionalidade no Workflow Operacional que permite personalizar as grelhas dos Documentos por Utilizador ou Grupos de Utilizadores. Assim, cada utilizador vê apenas a informação necessária à sua função.

Esta personalização está disponível nas gamas Advanced e Enterprise a partir da versão 2008 e tem como principal objectivo apresentar a cada utilizador apenas as colunas relevantes para si.

Para ter acesso a esta funcionalidade deve activar o parâmetro "Utiliza Workflow Operacional (Tem que reiniciar a aplicação!)" nos Parâmetros do Software. Depois de o activar e voltar a entrar na aplicação, ao aceder ao ecrã de Workflow Operacional no menu Supervisor -> Framework PHC pode criar as configurações pretendidas para os documentos/utilizadores.

Pode, por exemplo, definir que para as Facturas, o grupo de utilizadores do departamento Comercial apenas tem acesso a determinadas colunas, mas que os utilizadores do departamento Financeiro visualizam mais dados.


Este é o ecrã de Documentos de Facturação dos utilizadores do departamento Comercial com duas configurações possíveis, uma com menos colunas visíveis - "Comerciais - informação" - e outra com mais colunas visíveis - "Comerciais + informação".

Para qualquer uma destas situações, poderá definir colunas visíveis mas não editáveis, ou seja, colunas que estão visíveis mas que não permitem alterações.


Já nesta segunda imagem temos o mesmo ecrã mas do ponto de vista do departamento financeiro, o que nos permite distinguir as diferenças que um ecrã pode assumir mediante o utilizador que lhe acede.

Esta funcionalidade pode ser aplicada à grelha dos Dossiers Internos, dos Documentos de Compras e dos Documentos de Facturação.

Esta é uma funcionalidade que com toda a certeza será uma mais valia para o seu dia-a-dia, pois poderá adaptar cada ecrã às necessidades dos seus negócios e de cada utilizador e/ou departamento.

quinta-feira, 8 de janeiro de 2009

Aumente a capacidade de comunicação da sua empresa

Existem diversas formas de uma empresa estabelecer comunicação com os clientes ou de abordar novos contactos. Tão importante como o tipo de abordagem, via e-mail, telefone, carta ou fax, entre outros, é o registo destas interacções.

Por outro lado, esta comunicação é sempre bilateral, pelo que a empresa também é constantemente contactada pelos seus clientes.

Quantas vezes ligámos, enquanto clientes, para uma instituição, pela segunda ou terceira vez e ouvimos a seguinte expressão:
O senhor já tinha ligado? Quando? - Não sabia.

Existem muitas formas de transmitir um recado, mas deixando o post-it para trás, a PHC desenvolveu uma ferramenta que muito eficazmente lhe permite guardar este tipo de informação, salvaguardando-o de respostas que, como a anterior, transmitem uma sensação de desorganização e fazem-nos sentir menos confiantes relativamente a uma organização.

Para que os utilizadores possam saber sempre que determinado cliente ligou, ou que naquela data foi enviada uma proposta por correio, o software PHC CRM Comercial e PHC Gestão dispõem de um monitor que guarda o registo de todas a chamadas telefónicas, correspondência recebida e efectuada, visitas e marcações a clientes, clientes potenciais, contactos, pessoas e negócios.


Caso possua o PHC ControlDoc, esta ferramenta permite-lhe ainda registar todos os anexos relacionados com o contacto, cliente, etc.

O funcionamento deste monitor é muito simples.
Se, por exemplo, um cliente telefona a confirmar a data de uma futura reunião, o utilizador pode seleccionar as comunicações por data, escolhendo visualizar apenas as comunicações com data futura. Pode, ainda, visualizar todas as comunicações com data passada para procurar uma marcação já efectuada no mês passado. Se necessita de extrair mais informação relativamente a uma comunicação, o utilizador pode facilmente consultá-la a partir deste ecrã.
Mas o registo de comunicações não lhe permite apenas consultar, possibilita-lhe ainda introduzir novas visitas.

Concluindo, com esta funcionalidade, que se encontra disponível em todas as gamas a partir da versão 2008, pode acompanhar sempre as interacções com os seus clientes, desde o primeiro contacto às visitas marcadas para datas futuras. Os benefícios do registo e consulta desta informação de forma organizada são inegáveis para qualquer instituição, cliente e até mesmo para o próprio utilizador.

segunda-feira, 5 de janeiro de 2009

Reembolso de IVA

Como pedir os anexos do reembolso de IVA


Já lhe aconteceu querer pedir o reembolso de IVA e ter de organizar manualmente os anexos necessários?

No Software PHC a funcionalidade de reembolso de IVA permite-lhe tratar os anexos da Declaração Periódica referentes à Relação de Clientes, à Relação de Fornecedores e à Relação dos Sujeitos Passivos a que respeitam as Regularizações.

Esta funcionalidade está disponível nas gamas PHC Corporate, PHC Advanced e PHC Enterprise, a partir da subversão 8.11.

No ecrã do Reembolso de Iva basta colocar o ano e o período que pretende e activar os anexos. Ao preparar os anexos obtém toda a informação em formato de listagem, conforme a seguinte imagem da relação de fornecedores.

Pode ainda pedir a impressão desta informação através de um IDU (impressão definida pelo utilizador), com o aspecto desejado.

Se quiser, pode exportar os anexos para o suporte informático.

É muito fácil, deve pedir para exportar, seleccionar o ficheiro da declaração periódica previamente exportado e confirmar ou alterar o valor do pedido de reembolso.

Esperamos que a informação aqui divulgada seja útil e aconselhamos a que esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Reimprimir documentos já processados nos terminais de venda

Quantas vezes já necessitou de reimprimir documentos já processados há algum tempo na loja? Precisa de encontrar e voltar a imprimir os mesmos de uma forma rápida? A solução passa pela opção de reimprimir documentos de facturação.

A partir da versão 2003 o módulo PHC POS, em todas as gamas do software, passou a contemplar a possibilidade de reimprimir documentos de facturação que foram processados num terminal de vendas. Esta opção encontra-se disponível na opção de menu do POS Front, "Reimprimir documentos de facturação". Para aceder a esta opção deve activar o "Acesso a Reimprimir documentos de Facturação", nas opções genéricas de Front Office dos acessos POS.

A partir desta opção pode escolher que tipo de documento pretende imprimir, indicando o respectivo número ou pesquisando por todos os documentos de facturação do terminal de vendas.


Se possuir o POS em formato Touch, além da opção anterior, através do ecrã de documentos de facturação pode aceder à reimpressão de documentos de facturação, clicando na opção Reimprimir.


Neste ecrã define um filtro aos documentos de facturação e procura pelo nº do documento, se a lista de documentos for extensa é possível ordenar a lista por uma das colunas. Existe ainda a possibilidade de procurar documentos para um determinado cliente ou para o cliente genérico "Vendas a Dinheiro".

Com grande simplicidade escolhe-se o tipo de documento de facturação que se encontra associado ao terminal de vendas e filtra-se os documentos que se pretendem reimprimir.

Ao utilizar esta funcionalidade no dia-a-dia encontra rapidamente todos os documentos que precisa de reimprimir, trazendo para o seu negócio benefícios reais.