Afine e optimize a gestão dos artigos que comercializa

Tem a necessidade de actualizar, por exemplo, o ponto de encomenda ou a quantidade óptima de encomenda de um artigo ou de vários artigos? A resposta é utilizar a opção "Actualizar dados de encomendas" presente nos Stocks e Serviços.

Esta ferramenta encontra-se disponível em todas as gamas.

Após seleccionar os artigos que pretende actualizar fica disponível o ecrã "Actualização de Dados de Gestão de Encomendas" com os seguintes campos:


- Número de dias de stock para cálculo de quantidade óptima
Neste campo pode definir o número de dias para cálculo de quantidade óptima.

- Número de dias de segurança para cálculo do ponto de encomenda
Permite a introdução do número de dias para se efectuar o cálculo do ponto de encomenda com segurança diferente do prazo do fornecedor. Se pretender utilizar os elementos definidos na ficha do artigo deve validar a caixa "usa o prazo de entrega".

- Usa os dias de quantidade óptima e ponto de encomenda da ficha do artigo
Ao validar vai utilizar os dias introduzidos na ficha do artigo para a quantidade óptima e ponto de encomenda.

- Datas para cálculo de consumo mensal
O cálculo do consumo mensal de determinado artigo é efectuado para o período introduzido, isto é a divisão da quantidade vendida pelo número de meses.

- Usar dados anteriores
Permite, ao validar, utilizar os dados da ficha do artigo.
Com este campo activo o cálculo do consumo mensal é feito através da seguinte fórmula:
(consumo no período + (consumo em stocks*meses de consumo em stocks))/(meses de consumo em stocks+meses de consumo do período).

- Stock mínimo = 0.0% do ponto de encomenda e Stock máximo = 0.0% do ponto de encomenda
É calculado o stock mínimo e máximo em função da percentagem do ponto de encomenda.


Ao seleccionar as opções é possível ver os valores actuais, a previsão do resultado, bem como, a variação existente.

Posteriormente pode actualizar este artigo ou actualizar restantes.

Como actualizar preços nos artigos de forma simples e rápida

A actualização de preços nos artigos pode tornar-se uma tarefa extremamente complicada de realizar, caso não se conheçam as ferramentas existentes na aplicação desenvolvidas especialmente para executar este tipo de tarefas. Nas aplicações PHC existem ferramentas concebidas para que possa alterar preços para vários artigos, sem que o tenha de fazer manualmente artigo a artigo.

Nas opções diversas do ficheiro de Stocks e Serviços, existem duas funcionalidades que permitem actualizar os diversos preços, através da adição de uma percentagem sobre o preço ou da soma ou subtracção de um valor.


Ao seleccionar uma destas duas opções, pode escolher as referências que pretende actualizar mediante a utilização de um filtro, por exemplo, apenas para determinada família de artigos, tipo de artigo, etc.

Uma das possibilidades de utilização é a actualização dos preços de venda dos vários artigos de família específica com base numa percentagem sobre determinado preço (preço de custo, preço de custo ponderado, preços de venda, etc.), observando sempre a previsão dos vários preços futuros.


Através destas duas opções de Actualização de Preços existentes no ficheiro de Artigos, pode actualizar preços de uma forma extremamente simples, rápida e segura libertando os seus colaboradores para as tarefas que realmente precisam da sua intervenção e tempo.

Ao aceder ao ecrã saber quais os campos a preencher

Quantas vezes não teve já necessidade de, num ecrã da aplicação, obrigar ao preenchimento de determinados campos? Como a morada, o número de contribuinte, o telefone ou o telemóvel na ficha de Clientes?

Quantas são as vezes, que para este tipo de situações, se recorre a Valores por defeito ou Regras?

Com o Software PHC tem a possibilidade de parametrizar de uma forma fácil e rápida quais os campos obrigatórios de determinado ecrã da aplicação.

Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao Menu de Opções Diversas de um ecrã da aplicação, por exemplo, o ecrã de Clientes, Personalizações deste Ecrã, Modificar, depois selecciona os campos pretendidos e na janela referente às propriedades dos objectos, no campo "Campos Obrigatórios" coloca o seu valor a Sim.

Desta forma, os campos seleccionados passam a ter uma cor diferente de todos os outros, essa cor pode ser alterada em Parâmetros Gerais, Sistema, Parâmetros, Configuração Geral, Cor de fundo para campos de preenchimento obrigatório. Para que esta alteração tenha efeito deve reiniciar a aplicação.


Após estes procedimentos o objectivo final é, ao acedermos ao ecrã de Clientes, ter logo uma noção generalizada de quais os Campos de Preenchimento Obrigatório e ao gravar uma ficha de Cliente sem um desses campos preenchidos a aplicação irá dar a mensagem "Atenção, não pode gravar o registo. Existem campos obrigatórios por preencher."

Análises Multi-Dimensionais

Atinja uma dimensão superior nas suas análises


Já conhece as Análises Multi-Dimensionais? E conhece bem, tudo o que elas permitem fazer? Caso a sua resposta seja não ou talvez, provavelmente esta iDirecto ser-lhe-á bastante útil.

As Análises Multi-dimensionais, disponíveis apenas nas Gamas PHC Advanced e PHC Enterprise, são tabelas interactivas que permitem analisar de uma forma extremamente rápida, grandes quantidades de dados. Nas Análises Multi-Dimensionais, podemos movimentar os diversos elementos da página, das linhas e colunas, de forma a poder obter resumos, filtros ou detalhes diferentes, tudo com base nos mesmos campos. Esta versatilidade é especialmente útil caso tenhamos muitos valores a comparar, pois estas permitem não só a ordenação e totalização automática dos valores, como também permitem alterar rapidamente a forma de visualização de todas as dimensões pelas quais estamos a realizar a análise.

Apresentamos-lhe em seguida um exemplo, de uma Análise Multi-Dimensional que se encontra disponível no PHC Dashboard Restauração.


Quando acedemos a esta análise Multi-Dimensional, podemos de imediato observar variadíssima informação relativamente às vendas mensais de duas Lojas separadamente, como também dos respectivos Sectores de cada Loja, e com os Totais parciais e Gerais. No entanto, a versatilidade das Análises Multi-Dimensionais, permitem-nos rapidamente arrastar determinados critérios para locais diferentes, de forma a proporcionar-nos de forma imediata, leituras completamente diferentes da nossa leitura inicial.

Por exemplo, vamos neste caso arrastar a dimensão "Nome do Operador" que se encontra na zona Página da análise, e que não está a mostrar-nos qualquer tipo de valores, para a zona onde se encontram as dimensões Loja e Sectores, que já nos estavam a revelar dados.


Automaticamente, a análise é toda reconstruída com base na alteração que fizemos, e podemos passar a ver a distribuição dos valores não só pela Loja, mas também com a distribuição das vendas agrupada pelos vários Operadores das Lojas, e por cada Sector. Esta foi a primeira alteração que efectuámos, poderemos fazer qualquer tipo de alteração com as dimensões, arrastando-as para o local que desejarmos.

Sem necessitar de criar qualquer outro tipo de análise, no mesmo local, com o simples arrastar das dimensões para locais diferentes, poderemos de forma imediata alterar completamente a leitura de toda a informação constante na análise.

Como podem observar em mais esta imagem, sempre com base nas mesmas dimensões, podemos alterar radicalmente os nossos objectivos de resultados, com um simples arrastar das dimensões para os diferentes locais, seja para o cabeçalho da análise, para as colunas, para as linhas com os resultados, não temos limite no cruzamento dos dados escolhidos para a análise Multi-Dimensional.

Usámos como exemplo esta Análise Multi-Dimensional existente no PHC Dashboard Restauração, no entanto poderemos criar análises Multi-Dimensionais em qualquer área do Software PHC, em que a sua construção é bastante fácil de realizar, visto existir também um Assistente que nos auxilia passo a passo, na criação das mesmas.

Contamos que lhe seja útil esta informação, e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Como saber as Encomendas Pendentes dos seus clientes

Imprima de forma simples e rápida as Encomendas Pendentes dos seus clientes


Quantas vezes não pensou, ao imprimir as suas facturas, que seria interessante ter uma noção de quais as Encomendas de Clientes que ainda se encontram pendentes daquele cliente?

A nossa aplicação permite responder a essa necessidade em todas as suas gamas, assim, para conseguir observar e imprimir essas encomendas, o utilizador deverá activar uma configuração nos Documentos de Facturação, "Ao imprimir pergunta se quer imprimir as encomendas pendentes".

Opcionalmente, caso utilize estabelecimentos, o utilizador poderá apenas imprimir as encomendas de cliente do estabelecimento para quem foi feita a factura, activando a configuração "Só do estabelecimento do cliente do documento".

De seguida, nas Opções Diversas do ecrã de Documentos de Facturação, o utilizador terá que desenhar a impressão dessas Encomendas de Cliente, através da opção "Desenhar as encomendas pendentes do cliente", colocando assim os campos que pretende observar na impressão.

Após esta pequena configuração, bastará ao utilizador imprimir uma Factura de um cliente, para que, após a respectiva impressão, lhe surja um ecrã para efectuar a impressão das Encomendas de Cliente pendentes, respeitantes ao cliente para quem foi feita a Factura.

Contamos que lhe seja útil esta informação, e aconselhamos a que esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Alteração do nome da empresa

Alteração do nome da empresa (a partir dos parâmetros de configuração geral)


Sabia que existe a possibilidade de facilmente, alterar o nome da empresa a partir dos parâmetros de configuração geral?

Esta funcionalidade terá interesse, por exemplo, para empresas que efectuem a contabilidade de várias empresas.

Um Gabinete de Contabilidade que possua a aplicação PHC Contabilidade, vai tratar a contabilidade dos seus vários clientes e imprimir os respectivos mapas obrigatórios. Para tal, e apesar do módulo PHC Contabilidade se encontrar licenciado ao Gabinete de Contabilidade, ao imprimir os mapas de cada um dos seus clientes obrigatoriamente terá de sair impresso o nome da empresa cliente.
Teremos então de alterar, em cada uma das empresas (base de dados) correspondentes a cada cliente, o nome da empresa.

No exemplo apresentado o Gabinete de Contabilidade irá alterar na empresa (base de dados) pertencente ao cliente "Mais Ritmo, Lda." a partir dos parâmetros gerais "Nome da empresa", o nome da empresa para o nome pretendido.Esta operação terá de ser realizada em cada empresa (base de dados) de cada cliente com que o Gabinete de Contabilidade trabalhar.

Assim, sempre que forem impressos mapas, listagens, etc. , será impresso o nome de cada empresa , de forma a que esses mesmos mapas e listagens possam ser utilizados pelo respectivo cliente.

Podemos então facilmente identificar todos os mapas e listagens necessários, correspondentes a cada cliente, através da alteração do parâmetro geral "Nome da Empresa".

Esperamos que esta informação lhe seja útil.

Cores na Agenda de Marcações

Rápida percepção do estado das marcações da sua clínica


Se diariamente gere uma agenda de marcações com diversas especialidades, certamente já se deve ter questionado se não existe a possibilidade de visualmente identificar os períodos livres e ocupados de cada especialidade, ou até mesmo, de uma forma célere e eficaz, saber exactamente quais os pacientes presentes e atrasados.

Com o objectivo de tornar evidente toda esta informação, a PHC disponibiliza, desde a versão 2003, esta funcionalidade no módulo PHC Clínica, possibilitando a criação de um painel colorido, intuitivo e agradável pela facilidade de manuseamento.

Através do botão , presente no ecrã de Agenda de Marcações, poderá seleccionar as cores correspondentes aos diversos estados de marcações e períodos.

Para seleccionar as cores terá de efectuar duplo clique no quadrado correspondente ao estado que pretende atribuir cor.

Após a selecção das cores, o software encontra-se devidamente configurado para visualizar as marcações e períodos, tal como definiu.

Por exemplo, ao aceder a uma marcação através da agenda, efectuando duplo clique sobre a linha correspondente, poderá seleccionar, no campo "Estado da Marcação", o estado da mesma.

Ao regressar à agenda verificará que a cor da linha, relativa à marcação seleccionada, encontra-se de acordo com a cor definida para o estado escolhido.

Como pode constatar, a selecção de cores na Agenda de Marcações possibilita uma maior percepção de como decorre o dia-a-dia da agenda clínica, tornando potencialmente apelativa e dinâmica a observação do estado das marcações e períodos.

Porque queremos que se sinta "em casa" ao trabalhar com PHC, envie-nos as suas sugestões através do link Sugestões iDirecto PHC.

Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Histórico do Utilizador

Pelos caminhos do Software PHC®


Por vezes poderá ter necessidade de saber quando é que determinado utilizador acedeu ou fechou a aplicação PHC. Sabia que existe na sua aplicação PHC uma funcionalidade que permite saber as datas e as horas em que determinado utilizador acedeu ou fechou a aplicação PHC?

Existe um parâmetro "Não utiliza histórico de utilizadores" que se encontra activo por defeito, e faz com que não seja actualizada a tabela de histórico de utilizadores à entrada e à saída do Software. Nestes casos em que o parâmetro está activo, na ficha dos utilizadores não aparece o botão de Histórico que permite mostrar um histórico das entradas e saídas no Software.

Com este parâmetro inactivo, passamos a ter disponível no ecrã de Utilizadores um botão designado por Histórico, que permite observar diversas análises do Utilizador, relativas à utilização do Software.


Ao clicar neste botão de Histórico, são apresentadas três opções de análise:

Em primeiro lugar, o Histórico do utilizador, que permite visualizar o registo das datas e horas em que determinado utilizador acedeu ou fechou uma aplicação PHC. Podem visualizar-se os registos de acesso à aplicação entre duas datas seleccionadas pelo utilizador através de um filtro bastante simples de utilizar.

Em segundo lugar, o Histórico dos dias com presença que permite observar diversas listagens com a informação dos dias e horas em que determinado utilizador acedeu/saiu da aplicação PHC, podendo definir os critérios de análise, nomeadamente, se pretende excluir dias feriados, excluir fins-de-semana, ou seleccionar apenas os do pack respectivo, por exemplo, a opção "Só do pack PHC Enterprise 2010" ou "Só do pack PHC Advanced 2010", serve para incluir/excluir entradas da gama PHC Digital (caso também possua esta gama) nesta análise.

Para terminar, o Histórico dos dias sem presença permite obter uma listagem semelhante à anterior, mas com indicação dos dias em que o utilizador não executou nenhum acesso à aplicação PHC.

Para a gama PHC Enterprise, além destas opções aparece ainda a opção "Análise do log de actividade", caso tenha o parâmetro "Utiliza Log de Actividade por Utilizador" activo, que permite visualizar os acessos a determinados tipos de actividades, efectuados por parte dos utilizadores.

Desta forma, poderá facilmente consultar os acessos e saídas dos vários utilizadores à aplicação PHC, e retirar variadas análises com base nos critérios e condições que desejar, sendo sempre possível, caso não deseje este tipo de registo de informação, activar o parâmetro relativo ao Histórico de Utilizador. Caso o parâmetro se encontre activo, não só o botão deixa de aparecer no ficheiro de Utilizadores, como também a aplicação PHC passa a não guardar estes dados nos momentos de entrada e saída dos utilizadores no Software.

Contamos que lhe seja útil esta informação, e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Exportar/Importar registos para XML

Simplificando algumas tarefas com tecnologias actuais


Hoje em dia fala-se muito sobre XML. Sabe o que significa ou para que serve? A palavra XML significa "eXtensible Markup Language", e poderemos entender a sua tradução como "Linguagem extensível de formatação". Trata-se de um formato universal para partilha de dados entre aplicações, utilizando um conceito simples, e em que as possibilidades de utilização são inúmeras. Uma das suas vantagens é possibilitar a transmissão da informação sem uma formatação fixa, permitindo assim poder ser lida por diferentes tipos de aplicações, com linguagens de programação diferentes.

O XML está também presente no Software PHC®, e a sua utilização poderá ter vários objectivos: Para exportar um determinado registo e importar numa outra base de dados; para exportar determinada configuração, por exemplo de um documento e depois importar num outro local; ou até mesmo para exportar documentos de facturação, enviar essa exportação, e o receptor poder importar esses ficheiros XML para a sua aplicação de gestão, podendo ser importados por ele já como um documento de Compra. A utilidade do XML é muito vasta, no entanto nesta iDirecto vamos basear-nos num exemplo de exportação de uma ficha de Cliente, e respectiva importação numa outra base de dados.

Assim, é possível, por exemplo, numa determinada ficha de Cliente, aceder às "opções diversas", "opções com o registo", e seleccionar "exportar este registo para um ficheiro XML", indicando o local para onde pretendemos exportar o ficheiro.

Já noutra base de dados, poderemos da mesma forma aceder ao ficheiro de Clientes, e executar exactamente a função inversa, ou seja, "importar registo a partir de ficheiro XML". A aplicação vai importar o registo como se estivéssemos a introduzir um novo registo, bastando depois proceder à sua gravação.

A utilização do XML permite-nos no Software PHC® uma grande agilidade na exportação/importação de registos, sejam eles de Clientes, de Artigos, etc., como também de configurações de Documentos, definições na Framework PHC, ou como no caso do exemplo utilizado, alguma situação que implique a exportação/importação de um registo. É ainda possível tirar partido do XML através do módulo PHC Documentos Electrónicos, para a troca electrónica de documentos.

Contamos que lhe seja útil esta informação, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

A organização da agenda da empresa

Gostaria definir as diversas áreas da sua empresa para posterior utilização na Agenda de Marcações?

Gostaria que ao efectuar as suas marcações para a área pretendida, fossem verificados possíveis conflitos?

No sentido de o ajudar a responder às perguntas anteriores, agora no software PHC existe a possibilidade de criar as diversas áreas da sua empresa, por exemplo, Salas, Viaturas, Material audiovisual, entre outros.

Esta opção é importante, pois só será possível executar marcações na agenda se tiver pelo menos uma área marcada, verificando assim os conflitos existentes entre as várias marcações para a mesma área.

Pode aceder a esta funcionalidade, disponível a partir da versão 2007, no ecrã Área de Marcações, onde tem a possibilidade de criar a Área pretendida.


Primeiro é necessário definir o Nome da área de marcação. De seguida, preenchemos o campo Tipo para identificar qual o tipo de área, por exemplo, uma sala, uma viatura, material audiovisual.

Por último, temos duas opções para a marcação em causa. A opção "Inactiva" que permite colocar a área como inactiva de forma a que esta deixe de estar disponível nos vários locais para serem efectuadas marcações; e a opção "Não confere conflitos de marcações" que, quando activa, permite ao efectuar marcações para a área em configuração, nunca sejam verificados possíveis conflitos; ou seja, outras marcações em sobreposição. Quando se encontra inactiva, a aplicação gere esses mesmos conflitos.

Assim, de uma forma simples e rápida identifica os conflitos de áreas originados pelas marcações da agenda.

O controlo total da reimpressão de documentos

Sabia que, agora, o controlo de reimpressão de IDUS que existia para o botão "Imprimir", também funciona para todas as outras operações que podem ser efectuadas num IDU como a exportação, envio por e-mail, criação de pdf, previsão, etc?

A configuração desta funcionalidade é bastante simples, sendo apenas necessário aceder ao ecrã de "Desenho de IDU" e no separador "Histórico" indicar que "Controla Reimpressão". Em seguida, indicar a respectiva password para reimprimir o documento e qual o utilizador, perfil de utilizadores com acesso a poderem reimprimir (sem necessidade de introdução de password).


Assim, após a primeira impressão, e independentemente da sua forma (e-mail ou outra), o utilizador caso não tenha acesso para reimprimir nem conhecimento da password definida para o efeito, não consegue reimprimir o documento.


Como pode verificar esta funcionalidade permite de uma forma simples utilizar um sistema de segurança de reimpressão de documentos.

Esperamos que esta informação lhe seja útil.

O Software PHC analisa para que decida depressa e bem

O Software PHC disponibiliza ferramentas com o objectivo de facilitar o seu dia-a-dia de trabalho. Hoje apresentamos-lhe um automatismo que vai permitir a actualização do melhor fornecedor para determinado artigo, respeitando os melhores valores em preços de custo e os descontos praticados pelo fornecedor.

Assim, para usar este funcionalidade, deve no ecrã de "Stocks e Serviços", botão de "Opções Diversas", escolher "O Melhor Fornecedor". Aqui o utilizador pode decidir qual o fornecedor consoante os vários critérios.


Este automatismo recolhe toda a informação contida nos dossiers internos que estejam parametrizados como "é um dossier de refªs de preços de fornecedores", para que os preços de diversas consultas ou mesmo de várias encomendas possam servir de base para a escolha.

É possível actualizar o artigo com um fornecedor seleccionado na tabela "Novo?", esta actualização pode ainda ser feita apenas para este artigo ou, alternativamente, para todos os artigos.

Esta é, sem dúvida, uma solução para agilizar o seu processo de tomada de decisão, no que diz respeito à selecção do melhor fornecedor para cada compra, em cada momento. Esperamos que esta funcionalidade seja do seu agrado e que lhe seja útil.

Aguardamos que nos envie as suas sugestões para a PHC.

Login mais seguro e facilitado

Sabia que pode proteger e limitar o acesso aos seus dados usando passwords diferentes no software PHC e no SQL, impedindo assim a entrada directa via base de dados?

Isto é possível através da criação de um login único para todos os utilizadores, uma nova funcionalidade disponível com a versão 2009 do software PHC.

Para isso deve aceder aos parâmetros de configuração geral e escolher "Permitir configurar computadores com login único". Após esta acção, no menu supervisor, separador "Tratamento de Bases de dados" na opção "Tipo de login deste computador" deve seleccionar "Login único para todos os utilizadores".


Após a sua selecção, deve definir o login e a respectiva password para entrada no SQL, e a mesma deve ser de conhecimento restrito.

Depois das parametrizações acima descritas, fica disponível no "Ficheiro de utilizadores" o campo "Password" para o Login.


Como pode verificar esta funcionalidade permite, de uma forma simples, criar novos utilizadores para trabalhar no Software PHC sem a necessidade de criar logins a nível de SQL para cada utilizador, assegurando toda a confidencialidade da sua informação.

Esperamos que esta informação lhe seja útil.