Esta dinâmica, patente nas comunicações com o exterior, requer a inserção dos dados do contacto na base de dados da empresa e a sua constante actualização. Para que não seja necessário actualizar, por exemplo, o nº de telefone do seu cliente também na tabela de contactos, a PHC criou uma ferramenta que permite que as alterações observadas em grande parte dos campos existentes na ficha do contacto, se reflictam directamente nos campos correspondentes da ficha de cliente.
Esta ferramenta encontra-se disponível nas aplicações PHC CRM Comercial e PHC Gestão, em todas as gamas, a partir da versão 2006. Para que esta sincronização de dados possa ter lugar, é necessário que exista uma ligação directa entre um determinado contacto e um cliente. Para criar esta ligação, basta usar a opção "Transformar em Cliente", existente nas opções de menu do ecrã de contactos. Assim, a aplicação cria uma ficha de cliente preenchendo-a automaticamente com os dados do contacto, mantendo as duas fichas ligadas.
Para que as alterações efectuadas numa ficha se reflictam na outra, deve activar o parâmetro "Sincronização automática de contactos com ficha de cliente (re-instalar triggers)".
Neste momento, sempre que os campos essenciais referentes aos dados pessoais ou campos como a Zona, Vendedor e Segmento de mercado forem alterados na ficha, por exemplo, de contactos, os mesmos são actualizados na ficha do cliente correspondente.
Este automatismo é bidireccional, pelo que, também as alterações efectuadas na ficha do cliente se reflectem automaticamente na ficha do respectivo contacto.
Desta forma, sempre que seja necessário registar alterações na ficha de um contacto ou cliente, o utilizador apenas necessita de as efectuar uma vez.
Com esta funcionalidade, evita escrever duas vezes a mesma informação, o que, para além de poupar tempo, garante eficiência na actualização da informação.
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