Como evitar a saída de artigos sem stock

Sabia que pode configurar a sua aplicação para impedir Stocks negativos? De uma forma simples pode definir nos Dossiers internos e para os Documentos de Facturação, que pretende obter um aviso quando não há stock ou, em alternativa, impedir a gravação dos documentos.

Para poder utilizar estas opções na Facturação, apenas tem de activar uma das seguintes configurações "Avisa stocks negativos nos documentos de Facturação" ou "Nunca permite stocks negativos nos documentos de Facturação" em Parâmetros - Facturação.

Desta forma, ao inserir um artigo sem stock na linha de um documento de facturação, é emitido um aviso ao utilizador, que pode ser apenas informativo ou, se assim foi configurado, impedir a gravação do documento.


Após configurar os documentos de facturação, pode também proceder à configuração dos dossiers internos. Neste caso a configuração é feita por cada tipo de dossier, bastando para esse efeito aceder à configuração de dossiers internos e (na página "Integração") definir a opção pretendida.


Outro exemplo, agora na cópia entre documentos, é a configuração "Verifica se existe stock em armazém antes de passar a linha", permitindo desta forma um controlo do stock de armazém aquando da passagem dos dados entre documentos (neste caso entre dossiers internos e documentos de facturação).


Como pode verificar esta funcionalidade permite, de uma forma simples, prevenir que não sejam emitidos documentos com stocks negativos. Assim, poupa tempo e recursos já que o próprio software o alerta quando não existe stock de determinado artigo.

Emissão automática de pedidos de assistência e introdução de pedidos de assistência periódicos

Sabia que, no PHC Suporte, pode gerar pedidos de assistência automáticos e criar um plano de intervenções para um ou vários equipamentos, através das opções disponíveis nos Pedidos de Assistência?


A partir da opção 'Emissão automática de pedidos de assistência' pode criar de forma automática Pedidos de assistência técnica, devendo para isso definir quais os critérios para a respectiva emissão.


Para a emissão dos pedidos de assistência de forma automática, basta definir a data e hora genérica para a qual estes pedidos serão agendados. De seguida, indique quem recebeu os pedidos, qual o tipo de pedido e o seu status. No campo Problema deve indicar qual a razão que motivou a abertura dos mesmos.

Existem ainda algumas condições específicas que devem ser indicadas como se queremos abrir pedidos somente para equipamentos que não estejam em aberto; abrir para os equipamentos que não ultrapassaram a data de fim de situação; abrir para todos os equipamentos resultantes de um filtro; abrir para equipamentos com manutenção periódica; ou ainda abrir para equipamentos com necessidade de substituição de acessórios dentro de um determinado número de dias.

Após estas definições, basta-lhe seleccionar a opção Abrir os pedidos, para que os respectivos pedidos de assistência sejam criados.

Para os equipamentos onde o campo Periodicidade de Manutenção se encontre preenchido serão gerados os respectivos pedidos de assistência de acordo com a informação presente neste campo.

Já a opção 'Introdução de pedidos de assistência periódicos' permite criar um plano de intervenções, para um ou vários equipamentos em simultâneo.


Para a criação dos pedidos devemos seleccionar entre que datas queremos efectuar o plano de intervenções, a partir de que data queremos começar a agendar pedidos de assistência e qual o intervalo de dias para não repetir o PAT planeado. Além disso, pode ainda inserir diversos dados no PAT, como, o Técnico Responsável, qual o problema, qual o status do pedido, entre outros.

Como pode verificar estas funcionalidades permitem de uma forma simples e prática, criar pedidos de assistência automaticamente e/ou periódicos para controlar as suas necessidade a nível da gestão dos seus equipamentos.

Como configurar e utilizar as Tabelas de Preços no Software PHC

A versatilidade das Tabelas de Preços


Tem necessidade de ter tabelas de preços por época do ano? Com a possibilidade de definir para além de um período de tempo, afectar um grau de prioridade?
Com valores fixos ou uma percentagem sobre outra tabela ou uma margem sobre um preço?Com o Software PHC, a partir da versão 2008, além de todas as outras configurações e parametrizações que o Software PHC disponibiliza, podemos também criar e definir Tabelas de Preços que poderão ser associadas a determinados clientes e isto de uma forma simples e intuitiva.

Se pretendermos utilizar esta funcionalidade, deveremos ir a Parâmetros Gerais e activar o Parâmetro que diz: "Utiliza Tabelas de preços em vez da tabela de artigos", Ao activar este parâmetro, as tabelas de preços a ter em consideração são as tabelas definidas nas Tabelas de Preços com validade e não os preços definidos na Ficha do Artigo.

Para criarmos uma Tabela de Preços devemos aceder ao menu Gestão, outras opções de Stocks e escolher a opção Tabelas de Preços.

Depois de fazermos novo registo, devemos colocar um código, código esse que é o que vai ser associado depois na ficha do Cliente, dar uma descrição, colocar um intervalo de datas em que esta tabela vai estar activa e definir, se o pretendermos, um grau de prioridade, ao preencher este campo estamos a definir prioridades às Tabelas de Preços com o mesmo código, uma Tabela de Preços com prioridade 1 tem maior prioridade que uma Tabela de Preços com prioridade 0.

Após isto podemos então introduzir as referências e se na coluna Tipo de preço se seleccionar a opção:

. Fixo, ficam disponíveis os campos Preço fixos e IVA Incluído;

. % Sobre outra tabela, fica disponível o campo Sobre outra tabela;

. Margem sobre um preço, ficam disponíveis os campos IVA Incluído, % e Sobre o preço e gravamos.

Ainda neste ecrã temos um menu de opções das linhas que nos permite Importar da tabela de artigos ou Repetir a opção de preço seleccionada para todas as linhas.


Por fim, basta irmos à ficha do Cliente e onde diz Código da tabela de preços escolhermos a tabela pretendida.

Esperamos que a informação aqui divulgada seja útil e aconselhamos a que esteja atento às nossas próximas edições da iDirecto.

Um preçário à altura do seu negócio

Por vezes é difícil aos clientes associar o nome do artigo à respectiva imagem. Para que não volte a sentir essa dificuldade, desenvolvemos a possibilidade de obter uma listagem de artigos com a respectiva imagem.

Para isso basta criar um dossier interno chamado, por exemplo, "Preçário". Este dossier não deverá ter nenhuma configuração, salvo a associação a uma tabela de Entidades ou de Clientes. E irá servir para criar uma lista de artigos que se pretendam ver apresentadas num mapa, com o respectivo preço de venda e imagem.

Em primeiro lugar, associe à ficha de cada artigo a imagem correspondente, esta não deve ser gravada na base de dados, de modo a que fique disponível no desenho do IDU.

Em seguida, preencha as linhas do dossier interno "Preçário" com as referências dos artigos que pretende ver listadas e desenhe o mapa (IDU) de forma a obter a lista pretendida.


Se voltar ao dossier "Preçário" e carregar no botão "Imprimir", já visualiza a listagem dos artigos com a respectiva imagem associada.


Pode, assim, fornecer aos seus clientes uma listagem actualizada e de fácil consulta dos seus produtos.

Utilização da Tabela de Tipos nas Linhas do Dossier Interno

Chegou uma encomenda de um cliente e precisa de classificar as linhas dessa encomenda? Tem necessidade de definir um tipo de classificação por linha de um dossier interno para poder tirar análises com base no subtotal de cada tipo de linha? A resposta é utilizar a tabela de tipos nas linhas de um dossier interno, uma funcionalidade que existe em todas as gamas do Software PHC, a partir da versão 2003.

Para poder configurar a classificação de tipos nas linhas de um dossier interno, deve abrir o ecrã de configuração de dossiers internos e, na página dos campos das linhas, configurar os quatro tipos de classificação nas linhas.


Para poder deixar por classificar uma das linhas da encomenda, deve deixar um dos tipos em branco, neste exemplo, o tipo 4 não foi preenchido propositadamente para se poder classificar em branco uma ou mais linhas de um dossier. Depois de configurado o dossier pode na introdução do mesmo definir o tipo de cada linha.


Depois de gravar o dossier pode configurar um IDU, acrescentar os campos com o sub-total por quantidade e valor, para que ao imprimir possa visualizar os totais por tipo de linha.


Desta forma, procede a uma análise mais detalhada das suas encomendas, analisando cada linha por quantidade e valor em função da sua classificação.

Esperamos que obtenha novos benefícios na introdução dos dossiers internos

Imputação de despesas a produtos

Supondo que recebe hoje a sua encomenda de um fornecedor e a respectiva factura do material. Posteriormente recebe a factura da transportadora. Como imputa, no software PHC, este custo aos seus produtos?

Existe uma funcionalidade que permite efectuar a distribuição de um determinado valor ponderado pelas linhas de outro documento permitindo, assim, distribuir o valor da factura da transportadora pelas várias facturas de material existentes.

A distribuição de despesas encontra-se, em todas as gamas disponíveis, na opção do menu Compras "Lançar despesas adicionais". No entanto, esta iDirecto incide especificamente na funcionalidade existente apenas na gama Enterprise do software PHC, melhorada na versão 2008.
Para a utilizar é necessário efectuar a configuração do documento de compra para fazer lançamentos em valor em stocks e criar os tipos de despesas.

No ecrã de compras a fornecedores, no menu das opções sobre as linhas, existe a opção "Atribuir um custo a produtos de várias compras (importando as suas linhas)". Esta destina-se à imputação de despesas não incluídas numa compra, aumentando o custo médio de determinados artigos sem alterar o stock físico do mesmo.

Comece por indicar quais os documentos que pretende afectar, utilizando o botão "Adicionar documento".
Depois de seleccionados os documentos, deve indicar qual o valor a distribuir para cada uma das despesas.
São apresentadas todas as despesas que estejam configuradas na respectiva tabela, pode utilizar apenas a(s) despesa(s) que pretender, para tal, basta colocar o valor na linha da despesa que pretende que seja afectada ao documento.

Depois de colocado o "valor a distribuir" é efectuada a distribuição do mesmo consoante a configuração do tipo de despesa, distribuição que pode ser proporcional ou não.

Como são efectuados os cálculos?

Na imagem anterior, o tipo de despesa "transportadora" efectua uma distribuição proporcional, logo o valor de 785,23? será distribuído da seguinte forma pelas linhas dos respectivos documentos:


Neste caso, é efectuada uma média ponderada do valor da factura pelo valor total de cada linha do documento.

Para o tipo de despesa "Despesas Diversas", a distribuição escolhida já não é proporcional, então o valor de 55,00? será repartido pelas linhas dos documentos, através de uma média simples.

Personalizando o Software ao seu gosto

Sabia que é possível colocar um logótipo, por exemplo o da sua empresa, no próprio Navegador da aplicação?

Através dos Parâmetros Gerais da Aplicação, no separador Configuração Geral, pode indicar que o logótipo do navegador é gravado na Base de Dados, para que desta forma todos os utilizadores tenham acesso ao mesmo, sem que seja necessário qualquer tipo de configuração local.


Em seguida, basta indicar o local onde a aplicação deve ir buscar o logótipo, para o gravar na própria base de dados. É necessário realizar esta parametrização apenas uma única vez, pois assim que efectuada, o logótipo fica gravado na própria base de dados e disponível para todos os utilizadores.


Para que a imagem do navegador fique bem posicionada, esta deve ter uma área de 66 (Height) x 1200 (Width), sendo o logótipo desenhado na área de 66 x 193 e o resto a branco.

Após realizados os passos anteriores, todos os utilizadores que utilizem o navegador, irão ter disponível o logótipo da empresa no mesmo.


Desta forma, não só pode dar um toque personalizado à sua aplicação, como ainda partilhar essa imagem com todos os seus colaboradores, de uma forma extremamente simples e agradável.

Documento Pré-definido com factor multiplicativo

Rapidez nos lançamentos contabilísticos


Se diariamente classifica e lança documentos contabilísticos, quantas vezes já se deve ter perguntado se não existirá uma forma rápida de o fazer? Uma forma intuitiva, simples, na qual se torne apenas necessário introduzir valores?

Agora, com o Módulo Contabilidade da PHC essa realidade tornou-se possível!

Como? Muito fácil! Basta apenas configurar documentos pré-definidos e não mais terá de se preocupar com os movimentos que possuam essa configuração, ficando liberto para outras actividades e com maior disponibilidade.

O exemplo que se segue é o da configuração de um documento pré-definido com factor multiplicativo, referente a um recibo de combustível de diesel de um veículo comercial ligeiro, onde se definem as respectivas contas e qual o tipo de movimento (a débito ou a crédito) a que dão origem.

Nota 1: A lei, na alínea b) nº 1 do artigo 21º do CIVA, prevê a dedução em 50% da taxa de IVA para o combustível de diesel.Nota 2: A lei, na alínea c) nº 1 do artigo 18º do CIVA, refere a taxa de IVA de 20% para as importações, transmissões de bens e prestações de serviços, que não constam das Listas I e II anexas ao diploma.

De referir que, as proporções presentes na coluna "Factor Multiplicativo", do documento pré-definido, prevêem o estabelecido na lei, sendo determinadas em relação ao valor total do documento.

Considerando o exemplo em concreto, a relação de grandeza para o valor base (custo) em relação ao valor total do documento, tendo presente o estabelecido na lei, é de 91.66(6)% ((valor base+50% valor IVA)/valor total do documento)); a determinação da relação de grandeza para o valor do IVA é semelhante ao anterior, ou seja, tendo presente o estabelecido na lei, a relação de grandeza para o valor do IVA em relação ao valor total do documento é de 8.33(3)% (50% valor IVA/valor total do documento).

Após esta configuração, está criado o automatismo para o lançamento de documentos.

Ao entrar no ecrã "Introduzir novos Documentos" será questionado acerca do valor total do documento.

Imediatamente, o documento surge devidamente lançado, aguardando a sua gravação.
Como pode constatar, com a configuração de documentos pré-definidos com factor multiplicativo, a celeridade no lançamento de documentos reflecte uma maior autonomia e repercute-se, sem dúvida, na rentabilidade do seu negócio.

Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Importação de números de série para as linhas de documentos

Tem necessidade de manter e de gerir equipamentos em conjunto com o seu stock, e tudo isto ligado aos processos de compra e venda? Com o software PHC tem disponível uma funcionalidade que lhe permite, de uma forma fácil, fazer a importação dos nº de série associados aos equipamentos.

Esta opção encontra-se disponível quando se importa informação para os documentos de Compra, de Facturação e Dossiers Internos.

Na opção "Importar linhas a partir de um ficheiro externo", quando activa a opção "Verifica os números de série" a informação relativa ao Números de Série existente no ficheiro é também importada para o documento.


Esta rotina apenas permite que seja atribuído um número de série por cada linha do documento, sendo as validações aos números de série efectuadas sobre o Nº de Série Principal.

Esta validação só é efectuada se a parte inteira do valor da quantidade da linha do documento for igual a 1 unidade, ou seja, se o documento externo tiver quantidades.

No caso específico da importação para linhas de Dossiers Internos são consideradas todas as configurações definidas para agregar equipamentos ao dossier.

Sincronização automática de dados entre as fichas de Contacto e de Cliente

Numa empresa, todos os dias se criam novos contactos. Por norma, todos eles são registados pois podem significar novos clientes ou entidades de valor para a empresa. Em alguns casos, estes contactos não passam disso mesmo, Contactos. Noutros, evoluem de contactos a potenciais clientes e de potenciais para clientes efectivos.

Esta dinâmica, patente nas comunicações com o exterior, requer a inserção dos dados do contacto na base de dados da empresa e a sua constante actualização. Para que não seja necessário actualizar, por exemplo, o nº de telefone do seu cliente também na tabela de contactos, a PHC criou uma ferramenta que permite que as alterações observadas em grande parte dos campos existentes na ficha do contacto, se reflictam directamente nos campos correspondentes da ficha de cliente.

Esta ferramenta encontra-se disponível nas aplicações PHC CRM Comercial e PHC Gestão, em todas as gamas, a partir da versão 2006. Para que esta sincronização de dados possa ter lugar, é necessário que exista uma ligação directa entre um determinado contacto e um cliente. Para criar esta ligação, basta usar a opção "Transformar em Cliente", existente nas opções de menu do ecrã de contactos. Assim, a aplicação cria uma ficha de cliente preenchendo-a automaticamente com os dados do contacto, mantendo as duas fichas ligadas.


Para que as alterações efectuadas numa ficha se reflictam na outra, deve activar o parâmetro "Sincronização automática de contactos com ficha de cliente (re-instalar triggers)".

Neste momento, sempre que os campos essenciais referentes aos dados pessoais ou campos como a Zona, Vendedor e Segmento de mercado forem alterados na ficha, por exemplo, de contactos, os mesmos são actualizados na ficha do cliente correspondente.

Este automatismo é bidireccional, pelo que, também as alterações efectuadas na ficha do cliente se reflectem automaticamente na ficha do respectivo contacto.


Desta forma, sempre que seja necessário registar alterações na ficha de um contacto ou cliente, o utilizador apenas necessita de as efectuar uma vez.

Com esta funcionalidade, evita escrever duas vezes a mesma informação, o que, para além de poupar tempo, garante eficiência na actualização da informação.