Reconciliação Bancária Automática

Comparação simplificada de movimentos


Sempre que chega o extracto em papel da sua conta bancária é necessário efectuar a comparação do mesmo com os movimentos que se encontram na sua aplicação. Esta é com certeza, uma operação que lhe consome demasiado tempo.

Já alguma vez pensou como era óptimo que a aplicação fizesse isso por si? Por isso desenvolvemos uma rotina que efectua a sua reconciliação bancária automaticamente, aumentando assim a sua produtividade.

Como efectuar a reconciliação automática no software PHC?
Em primeiro lugar, tem de pedir ao banco o envio do extracto bancário em suporte ficheiro, sendo esta mais uma vantagem, a eliminação do papel.A partir do momento que começar a receber o extracto em ficheiro, pode aceder à opção Reconciliação, disponível no ecrã de Movimentos Bancários Importados (ecrã que apenas está disponível se o parâmetro "Usa importação de movimentos bancários" estiver activo).
Esta funcionalidade está disponível a partir da versão 2006 no módulo PHC Gestão.

Neste ecrã é possível observar a informação que se encontra na aplicação PHC, a Tesouraria (do lado esquerdo) e a informação do ficheiro informático enviado pelo banco (do lado direito).

Para importar o ficheiro enviado pelo banco, deve existir previamente a parametrização da respectiva configuração de ficheiro externo, depois basta aceder à opção Importar extracto bancário e, assim, preencher a informação do lado direito do ecrã.

Após a importação do ficheiro, estamos em condições de efectuar a reconciliação bancária. A aplicação compara os movimentos das contas de tesouraria com os movimentos importados (datas, valor, número de documento e descrição) e relaciona/reconcilia automaticamente. Para tal deve clicar na opção Reconciliar automaticamente.

Para além da reconciliação automática, esta funcionalidade permite ainda efectuar a reconciliação manual. Ao posicionar o cursor em cima de qualquer coluna (excepto a coluna R?) do movimento que deseja reconciliar e arrastar para a listagem oposta, posicionando o rato em cima de qualquer coluna (excepto a coluna R?) do movimento que deseja relacionar.

Após todos os movimentos reconciliados deve Gravar a reconciliação.

Desta forma, efectua a reconciliação da sua conta bancária de uma forma bastante rápida reduzindo o tempo gasto nesta tarefa.

Contamos que esta informação lhe seja útil e que esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Atribuir custos a várias compras

Imputação de despesas a produtos


Supondo que recebe hoje a sua encomenda de um fornecedor e a respectiva factura do material. Posteriormente recebe a factura da transportadora. Como imputa, no software PHC, este custo aos seus produtos?

Existe uma funcionalidade que permite efectuar a distribuição de um determinado valor ponderado pelas linhas de outro documento permitindo, assim, distribuir o valor da factura da transportadora pelas várias facturas de material existentes.

A distribuição de despesas encontra-se, em todas as gamas disponíveis, na opção do menu Compras "Lançar despesas adicionais". No entanto, esta iDirecto incide especificamente na funcionalidade existente apenas na gama Enterprise do software PHC, melhorada na versão 2008.

Para a utilizar é necessário efectuar a configuração do documento de compra para fazer lançamentos em valor em stocks e criar os tipos de despesas.

No ecrã de compras a fornecedores, no menu das opções sobre as linhas, existe a opção "Atribuir um custo a produtos de várias compras (importando as suas linhas)". Esta destina-se à imputação de despesas não incluídas numa compra, aumentando o custo médio de determinados artigos sem alterar o stock físico do mesmo.

Comece por indicar quais os documentos que pretende afectar, utilizando o botão "Adicionar documento".

Depois de seleccionados os documentos, deve indicar qual o valor a distribuir para cada uma das despesas.

São apresentadas todas as despesas que estejam configuradas na respectiva tabela, pode utilizar apenas a(s) despesa(s) que pretender, para tal, basta colocar o valor na linha da despesa que pretende que seja afectada ao documento.

Depois de colocado o "valor a distribuir" é efectuada a distribuição do mesmo consoante a configuração do tipo de despesa, distribuição que pode ser proporcional ou não.

Como são efectuados os cálculos?

Na imagem anterior, o tipo de despesa "transportadora" efectua uma distribuição proporcional, logo o valor de 785,23? será distribuído da seguinte forma pelas linhas dos respectivos documentos:


Neste caso, é efectuada uma média ponderada do valor da factura pelo valor total de cada linha do documento.

Para o tipo de despesa "Despesas Diversas", a distribuição escolhida já não é proporcional, então o valor de 55,00? será repartido pelas linhas dos documentos, através de uma média simples.

Contamos que esta informação lhe seja útil, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Áreas de marcações

A organização da agenda da empresa


Gostaria definir as diversas áreas da sua empresa para posterior utilização na Agenda de Marcações?

Gostaria que ao efectuar as suas marcações para a área pretendida, fossem verificados possíveis conflitos?

No sentido de o ajudar a responder às perguntas anteriores, agora no software PHC existe a possibilidade de criar as diversas áreas da sua empresa, por exemplo, Salas, Viaturas, Material audiovisual, entre outros.

Esta opção é importante, pois só será possível executar marcações na agenda se tiver pelo menos uma área marcada, verificando assim os conflitos existentes entre as várias marcações para a mesma área.

Pode aceder a esta funcionalidade, disponível a partir da versão 2007, no ecrã Área de Marcações, onde tem a possibilidade de criar a Área pretendida.

Primeiro é necessário definir o Nome da área de marcação. De seguida, preenchemos o campo Tipo para identificar qual o tipo de área, por exemplo, uma sala, uma viatura, material audiovisual.

Por último, temos duas opções para a marcação em causa. A opção "Inactiva" que permite colocar a área como inactiva de forma a que esta deixe de estar disponível nos vários locais para serem efectuadas marcações; e a opção "Não confere conflitos de marcações" que, quando activa, permite ao efectuar marcações para a área em configuração, nunca sejam verificados possíveis conflitos; ou seja, outras marcações em sobreposição. Quando se encontra inactiva, a aplicação gere esses mesmos conflitos.

Assim, de uma forma simples e rápida identifica os conflitos de áreas originados pelas marcações da agenda. Contamos que esta informação lhe seja útil e que esteja atento aos próximos temas da iDirecto.

Actualizar Dados para a Gestão de Encomendas

Afine e optimize a gestão dos artigos que comercializa


Tem a necessidade de actualizar, por exemplo, o ponto de encomenda ou a quantidade óptima de encomenda de um artigo ou de vários artigos? A resposta é utilizar a opção "Actualizar dados de encomendas" presente nos Stocks e Serviços.

Esta ferramenta encontra-se disponível em todas as gamas.

Após seleccionar os artigos que pretende actualizar fica disponível o ecrã "Actualização de Dados de Gestão de Encomendas" com os seguintes campos:


- Número de dias de stock para cálculo de quantidade óptima
Neste campo pode definir o número de dias para cálculo de quantidade óptima.

- Número de dias de segurança para cálculo do ponto de encomenda
Permite a introdução do número de dias para se efectuar o cálculo do ponto de encomenda com segurança diferente do prazo do fornecedor. Se pretender utilizar os elementos definidos na ficha do artigo deve validar a caixa "usa o prazo de entrega".

- Usa os dias de quantidade óptima e ponto de encomenda da ficha do artigo
Ao validar vai utilizar os dias introduzidos na ficha do artigo para a quantidade óptima e ponto de encomenda.

- Datas para cálculo de consumo mensal
O cálculo do consumo mensal de determinado artigo é efectuado para o período introduzido, isto é a divisão da quantidade vendida pelo número de meses.

- Usar dados anteriores
Permite, ao validar, utilizar os dados da ficha do artigo.
Com este campo activo o cálculo do consumo mensal é feito através da seguinte fórmula:(consumo no período + (consumo em stocks*meses de consumo em stocks))/(meses de consumo em stocks+meses de consumo do período).

- Stock mínimo = 0.0% do ponto de encomenda e Stock máximo = 0.0% do ponto de encomenda
É calculado o stock mínimo e máximo em função da percentagem do ponto de encomenda.


Ao seleccionar as opções é possível ver os valores actuais, a previsão do resultado, bem como, a variação existente.

Posteriormente pode actualizar este artigo ou actualizar restantes.

Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Configuração intuitiva dos descontos

Tem a necessidade de definir descontos em função do prazo de liquidação? De poder fazer variar quer os descontos concedidos a clientes, quer os descontos obtidos de fornecedores em função dos prazos de liquidação? Com o Software PHC poderá rapidamente e de uma forma fácil e intuitiva configurar este tipo de descontos.

Para utilizar esta funcionalidade devemos aceder ao Menu da Aplicação, Tabelas, Gestão, Condições de Pagamento. Neste ecrã definimos se estamos a configurar descontos para recebimentos de cliente ou para pagamentos a fornecedores, a data de vencimento e os descontos por prazo de liquidação.

De seguida, na ficha do cliente ou fornecedor, associamos a respectiva condição de pagamento.

Ao emitir um documento, as condições de pagamento são transpostas de forma automática.


Os descontos resultantes das condições de pagamento aplicam-se de forma automática na fase de regularização da conta-corrente. Para documentos de compras a crédito, os descontos são aplicados na emissão de pagamentos. No caso de documentos de venda a crédito, os descontos concedidos são calculados na emissão do recibo ao cliente.

Em suma, ao utilizar as condições de pagamento do Software PHC, o utilizador pode criar automatismos no sentido de atribuir descontos por prazo de liquidação. Este mecanismo pode ser usado quer em descontos obtidos de fornecedores, quer em descontos concedidos a clientes.

Como prever valores de um Pedido de Assistência Técnica

Nos Pedidos de Assistência Técnica, os clientes perguntam muitas vezes em quanto vai ficar a reparação antes de irem buscar os produtos reparados.

Supondo que um cliente o contacta telefonicamente para saber qual o valor que tem a pagar referente à assistência que obteve. De uma forma muito rápida pode informá-lo de qual o valor a pagar sem ter de o facturar.

Esta funcionalidade está disponível nos módulos PHC Gestão e PHC Suporte em todas as gamas desde a versão 2009.

Para poder prever o valor de um PAT, tem de inicialmente preparar a aplicação. Para tal, deve aceder ao ecrã de Configuração de Documentos de Facturação, introduzir um novo registo, atribuir um nome à configuração (por exemplo: Orçamento), activar as opções "Documento para previsão de facturação" e "Outros Documentos (i.e. guia de remessa, factura proforma)" e por fim indicar que o documento não movimenta stocks nem conta corrente.

Supondo que o cliente tem um Pedido de Assistência com 2 intervenções (definidas como são para facturar) e 1 Dossier Interno. Apenas tem de nas páginas "Intervenções" e "Dossiers", seleccionar as Intervenções e Dossiers Internos (bastando para isso activar a coluna "F?") e de seguida clicar no botão "Facturação".


Assim que clica no botão "Facturação" faz as opções pretendidas para lançar o documento, depois selecciona o tipo de Documento de Facturação - "Orçamento" e por fim clica no botão "Introduzir".


Desta forma, pode informar o cliente acerca do valor que tem a pagar proveniente do Pedido de Assistência (peças, mão de obra, etc.), sendo desnecessário facturar o PAT apenas para ter esta informação.

Flexibilidade na gestão dos seus artigos

Necessita alterar a referência de um artigo ou serviço com movimentos?

Pretende passar os movimentos de uma referência para outra referência?

O Software PHC permite a partir da ficha do artigo introduzir transferências de movimentos de stocks entre referências. Significa que todos os movimentos que constam em determinada referência serão transferidos para outra referência.

É necessário indicar a Referência origem, de onde se vai retirar os dados e a Referência destino, para onde vai colocar os dados.

Nota: A referência de destino já tem de existir.As alterações aos documentos de facturação são ilegais, pelo que a execução desta rotina é da inteira responsabilidade do utilizador.


Os movimentos que pretende transferir devem de estar validados, sendo :

- Ficheiro de linhas de documentos de facturação Transfere os movimentos das linhas de facturação alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Ficheiro de linhas de dossier internos Transfere os movimentos das linhas de dossiers internos alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Ficheiro de linhas de compras Transfere os movimentos das linhas de compras alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Ficheiro de lotes (só disponível se possuir Módulo de Lotes) Transfere os movimentos entre ficheiros de lotes, alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Actualizar ficheiro de movimentos de stock (manualmente) Transfere só os movimentos de stocks da referência de origem para a referência de destino sem alterar qualquer documento de origem. Esta opção é efectuada automaticamente aquando da escolha de transferência de ficheiros de linhas.

- Actualizar ficheiro de produtos vendidos (manualmente) Transfere só os movimentos dos produtos vendidos da referência de origem para a referência de destino sem alterar qualquer documento de origem. Esta opção é efectuada automaticamente aquando da escolha de transferência de ficheiros de linhas.

- Ficheiro de equipamentos (só disponível se possuir Módulo de Equipamento ou Suporte) Transfere os movimentos do ficheiro de equipamentos alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Ficheiro de marca e modelos (só disponível se possuir Módulo de Equipamento ou Suporte) Transfere os movimentos do ficheiro de marca e modelo alterando nas mesmas a referência anterior com a nova referência de destino.

- Actualizar linhas de inventário físico

Como ajustar a área de impressão ao tamanho do papel

De certeza que já teve situações em que quando imprime um documento, por exemplo uma Factura, gostaria que as linhas do documento fossem melhor aproveitadas na folha A4, ou mesmo quando o documento tem mais do que uma página, fossem colocadas mais linhas na página principal?

As configurações de Impressão Definida pelo Utilizador (IDU) permitem ajustar as áreas do IDU (separadores) e respectivos objectos (textos, imagens, variáveis, etc) de forma a conseguir rentabilizar e optimizar as nossas impressões.

Nesta imagem podemos observar os vários separadores existentes na configuração de impressão definida pelo Utilizador assim como imagens, textos, campos e objectos:


Por exemplo, o caso de uma factura com mais do que uma página de impressão, pois contém demasiados artigos para caberem todos na mesma página. É possível aumentar o espaço disponível para as linhas, reduzindo o espaço existente entre os separadores de Cabeçalho (cabeçalho da Página, cabeçalho das linhas) e os separadores de Rodapés (Rodapé das Linhas, Rodapé da Página). Ao reduzir o espaço que estiver ocupado por estes separadores, vai libertar espaço para ser utilizado pelas linhas do documento.

Por outro lado, quando a impressão ocupa várias páginas, e caso estejamos a utilizar a área ocupada pelo separador "Cabeçalho da Página" na configuração definida pelo utilizador, ao ser impressa a segunda página do documento, o cabeçalho é omitido, conforme podemos observar na próxima imagem.

Para contornar esta situação, é possível alterar a configuração de impressão definida pelo utilizador, para que o cabeçalho possa ser impresso em todas as páginas.

Para isso, deveremos abrir o espaço ocupado no Cabeçalho das Linhas, passar todos os objectos, textos e variáveis existentes dentro do separador Cabeçalho da Página para o espaço livre no separador Cabeçalho das linhas e, desta forma, o cabeçalho do documento já será impresso em todas as páginas. Na imagem seguinte poderemos observar essa alteração, comparando-a com a primeira imagem desta iDirecto, em que todos os campos, imagem, objectos e textos foram arrastados para o Cabeçalho das linhas.


Para mais facilmente ter uma percepção de como está a ficar o seu trabalho final de elaboração do IDU, é ainda possível esconder os vários separadores através da conjunção das teclas Ctrl+H. Para repor os separadores basta voltar a realizar a mesma conjugação de teclas e os separadores voltarão a ficar visíveis.

Com estas dicas, poderá não só optimizar a área de impressão dos seus IDUs, como também tirar partido das várias ferramentas e conceitos existentes nas configurações de impressões definidas pelo utilizador.

Maior dinâmica no negócio com comunicação facilitada

Sabia que o PHC tem, em todas as gamas, uma ferramenta que lhe permite enviar mensagens para os utilizadores do PHC na sua empresa?

Esta funcionalidade permite um melhor desempenho dentro da sua empresa, pois todos os utilizadores podem comunicar entre si e partilhar de uma forma imediata informação vital interna, diminuindo assim o tempo de resposta ao seu cliente final.

Passamos então a exemplificar o funcionamento das mensagens inter-utilizador usando a versão 2009 do PHC Advanced.

Das mensagens inter-utilizador constam três funcionalidades principais: a introdução de mensagens, o controlo de mensagens recebidas e o monitor de mensagens.

No ecrã de Introdução de Mensagens, pode compor a mensagem a enviar e escolher os vários intervenientes.

O utilizador de origem é preenchido automaticamente com a identificação de quem abriu a sessão do PHC. Quanto ao destinatário, pode seleccionar apenas um utilizador ou optar por um conjunto de utilizadores, usando a opção "Múltiplos utilizadores".

Para a introdução da mensagem tem a possibilidade de escolher entre texto normal ou texto em formato HTML. O formato HTML tem a vantagem de permitir um maior controlo sobre a formatação do texto a enviar, obtendo uma visualização mais agradável.

Podemos ainda classificar a mensagem como "Espera resposta" para que o utilizador de destino lhe dê o tratamento correspondente.

Já o controlo de mensagens recebidas consiste na possibilidade de activar um mecanismo que verifica constantemente se tem novas mensagens.

Quando activa esta funcionalidade pode configurar o intervalo de tempo em que o mecanismo funciona, permitindo-lhe de imediato dar seguimento a cada nova mensagem recebida.

No Monitor de Mensagens pode controlar todas as mensagens enviadas e recebidas, dar a mensagem como lida, responder e reencaminhar mensagens para outros utilizadores.

Para maior facilidade de consulta, no monitor pode efectuar pesquisas por determinado texto existente nas suas mensagens e efectuar a impressão da mensagem onde está posicionado.

Com esta ferramenta "Mensagens Inter-Utilizador" pode melhorar substancialmente a comunicação interna entre os utilizadores do seu sistema, obtendo uma maior dinâmica dentro do seu negócio.

PHC ganha pelo segundo ano consecutivo o prémio da Revista PC Guia para "Melhor Software de Gestão".

Pela segunda vez consecutiva, os leitores da revista de informática mais lida em Portugal "PC Guia" elegeram o Software PHC como o "Melhor Software de Gestão".

Foi com muito orgulho que recebemos este prémio por parte dos leitores da supra citada revista que acreditamos, é o reconhecimento pelo trabalho em equipa de todo o Ecossistema PHC e pela Paixão que todos sentimos quando levamos os nossos utilizadores e empresas a Vencer com software PHC.

Na edição do mês de Junho da revista PC Guia pode ler-se: "A PHC voltou a arrecadar um galardão este ano, mostrando mais uma vez que o tamanho não é tudo. Se há área vasta e generalista que esteja à mercê dos gigantes do software é a da gestão, mas a empresa nacional parece ter conquistado as atenções das micro e pequenas empresas, que representam mais de 90% do mercado português".

Esta é, sem dúvida, uma prova do sucesso da nossa aposta em clientes satisfeitos como divulgadores do software PHC, um bom trabalho de toda a Comunidade PHC que continua a dar os seus frutos.

Não podemos deixar de vos agradecer pela dedicação e aposta no software PHC, porque só assim podemos festejar momentos como este, por isso o nosso:

Muito Obrigado a todos por mais este grande sucesso.

Rapidez nos lançamentos contabilísticos

Se diariamente classifica e lança documentos contabilísticos, quantas vezes já se deve ter perguntado se não existirá uma forma rápida de o fazer? Uma forma intuitiva, simples, na qual se torne apenas necessário introduzir valores?

Agora, com o Módulo Contabilidade da PHC essa realidade tornou-se possível!

Como? Muito fácil! Basta apenas configurar documentos pré-definidos e não mais terá de se preocupar com os movimentos que possuam essa configuração, ficando liberto para outras actividades e com maior disponibilidade.

O exemplo que se segue é o da configuração de um documento pré-definido com factor multiplicativo, referente a um recibo de combustível de diesel de um veículo comercial ligeiro, onde se definem as respectivas contas e qual o tipo de movimento (a débito ou a crédito) a que dão origem.


Nota 1: A lei, na alínea b) nº 1 do artigo 21º do CIVA, prevê a dedução em 50% da taxa de IVA para o combustível de diesel.

Nota 2: A lei, na alínea c) nº 1 do artigo 18º do CIVA, refere a taxa de IVA de 20% para as importações, transmissões de bens e prestações de serviços, que não constam das Listas I e II anexas ao diploma.

De referir que, as proporções presentes na coluna "Factor Multiplicativo", do documento pré-definido, prevêem o estabelecido na lei, sendo determinadas em relação ao valor total do documento.

Considerando o exemplo em concreto, a relação de grandeza para o valor base (custo) em relação ao valor total do documento, tendo presente o estabelecido na lei, é de 91.66(6)% ((valor base+50% valor IVA)/valor total do documento)); a determinação da relação de grandeza para o valor do IVA é semelhante ao anterior, ou seja, tendo presente o estabelecido na lei, a relação de grandeza para o valor do IVA em relação ao valor total do documento é de 8.33(3)% (50% valor IVA/valor total do documento).

Após esta configuração, está criado o automatismo para o lançamento de documentos.

Ao entrar no ecrã "Introduzir novos Documentos" será questionado acerca do valor total do documento.


Imediatamente, o documento surge devidamente lançado, aguardando a sua gravação.

Como pode constatar, com a configuração de documentos pré-definidos com factor multiplicativo, a celeridade no lançamento de documentos reflecte uma maior autonomia e repercute-se, sem dúvida, na rentabilidade do seu negócio.