Idirecto - Mantenha a numeração dos documentos

Configure os Documentos de facturação e Dossiers de forma a manter a numeração na mudança de ano

Quantas vezes já pensou que seria útil e mais simples se pudesse ter uma opção para manter a numeração dos seus Documentos de facturação e Dossiers internos quando efectua a mudança de ano?

A partir da versão 2011 e nas gamas PHC Corporate, PHC Advanced e PHC Enterprise, já existe uma configuração para os diversos tipos de Documentos de Facturação e para os vários tipos de Dossiers internos, que permite manter a mesma numeração dos documentos quando se procede à mudança de ano.

Para efectuar esta parametrização, basta aceder à respectiva configuração em Tabelas - Gestão - Documentos de Facturação, ou clicar o botão direito do rato em cima do nome do Documento de facturação, e depois na pasta "Configuração", activar a opção "Manter número sequencial na mudança de ano"

Esta configuração é idêntica para os Dossier internos, podendo aceder à configuração dos mesmos em Tabelas - Gestão - Dossiers Internos ou clicando o botão direito do rato em cima do nome do Dossier interno.

A partir deste momento, quando se efectua um novo documento, que tenha a opção activa, a numeração do mesmo será sempre sequencial, mesmo que o novo documento seja criado com uma data do ano seguinte, por exemplo a 1 de Janeiro de 2011.

Como podemos observar no exemplo anterior, foi emitida a primeira Factura do ano 2011, mas a numeração manteve-se sequencial. O mesmo sucede para os Dossiers internos, caso tenham a mesma configuração activa.

Desta forma já é possível garantir a continuação da numeração de uma forma simples e rápida, podendo definir para cada tipo de Documento de facturação ou para cada tipo de Dossier interno, se deve manter o número que transita do
ano anterior ou se pretende uma numeração nova no início de cada ano.

Esperamos que esta funcionalidade contribua para o melhoramento dos seus processos internos e esperamos contar consigo nos próximos números da iDirecto.

Aniversário da BUKRS

Amanhã dia 24-09-2010 vamos comemorar o aniversário da BUKRS.

A nossa equipa não estará disponível durante todo o dia.

Os nossos clientes também terão novidades, por isso, amanhã esteja atento ao seu email.

Idirecto - Fórum nos Projectos do PHC TeamControl

Sabia que pode utilizar um fórum no PHC TeamControl?

Um Chat, que em português significa "conversação" ou "bate-papo" em brasileiro, é um termo utilizado para designar aplicações de conversação em tempo real. Para facilitar a comunicação entre vários utilizadores de um Projecto, o módulo PHC TeamControl dispõem também de um Chat. Na aplicação surge com o nome de Fórum e pode aceder-lhe a partir do Monitor de Projecto, onde todos os seus intervenientes podem comunicar em tempo real, acerca desse mesmo Projecto.

Os utilizadores de determinado projecto poderão consultar conversas, criar novas mensagens ou responder a questões colocadas por outros utilizadores de uma forma muito simples e rápida.

Em cada mensagem do Fórum, o utilizador visualiza o resumo da mensagem, o nome de quem a criou, assim como a data e hora da sua criação. É também possível imprimir a informação visualizada, assim como efectuar procuras de informação a partir de determinada descrição, introduzida pelo utilizador.

Em cada Projecto, é possível configurar se este utiliza ou não Fórum, de forma a poder configurar que Projectos é que dispõem ou não desta funcionalidade.

Caso possua a gama PHC Advanced ou PHC Enterprise, poderá também utilizar a funcionalidade de Notificações, que permite subscrever notificações por mensagem interna ou e-mail. Assim, sempre que alguém introduzir, alterar ou apagar uma mensagem, receberá um aviso a informar dessa situação.

Esperamos que esta informação lhe possa ser útil e que esteja atento às nossas próximas edições da iDirecto.

Idirecto - Lista de artigos no PHC POS

Organize e melhore a performance na escolha dos artigos

As áreas de retalho e restauração debatem-se diariamente com questões que se relacionam com a optimização e o facilitar da escolha dos artigos a colocar numa venda, existe uma relação directa entre o interface com o utilizador e a velocidade de operações e o minimizar de erros, pois quanto mais organizada estiver esta área melhor é a resposta do utilizador. Assim foram desenvolvidas diversas funcionalidades no PHC POS, para permitir alcançar com sucesso esse objectivo.

No menu do PHC POS Back, as opções das zonas do touch permitem levar a um outro nível a capacidade de configuração de diversas funcionalidades, e entre elas encontra-se a que hoje vamos abordar.

Desta forma consegue configurar de uma forma totalmente automática o aparecer de determinados artigos em horário e dias definidos por si, ou seja no fundo tem a capacidade de definir teclados que passam a surgir ao funcionário de forma imediata, assim que a data e hora estiverem de acordo com as configurações feitas por si.

Para isso deve na página reacção, colocar o clique em Fixa e em seguida abrir o nó famílias da lista apresentada e o sub-nó selecção de famílias, e por fim a opção lista de artigos. Depois de todas estas escolhas, surge no ecrã o campo tipo, aí, deve escolher a opção lista de artigos, nesse momento já deve ter disponível o ecrã tal como o apresentado na imagem em baixo, mas pode levar ainda mais longe esta configuração, na página opções avançadas, pode indicar qual a loja e o terminal onde este teclado vai estar disponível, o que permite que possa ter um maior controlo sobre esta funcionalidade.

Desta forma passa a aparecer na zona das famílias mais um botão dedicado ao teclado configurado.

Esta versatilidade faz com que seja muito mais fácil e eficaz o atendimento aos seus clientes, pois fica muito mais simples escolher os artigos a colocar na conta.

Espero que esta iDirecto tenha sido útil, no sentido de poder tirar mais partido do Software PHC.

Idirecto - Controlo dos pneus de viaturas no PHC Frota

Controlar os Pneus da Viatura através dos acessórios

Qualquer pessoa que tenha uma viatura, sabe o quão importante é a segurança na estrada.

Um dos factores que contribui para essa segurança é o bom estado dos pneus do nosso automóvel.

Naturalmente, deveremos ter em atenção este aspecto, e periodicamente efectuar as necessárias mudanças de pneus.

Como é facilmente perceptível, para quem gere uma frota automóvel de uma qualquer organização, este é um dos pontos vitais de uma gestão profissional do parque automóvel.

A aplicação PHC Frota permite efectuar este controlo em todas as suas gamas.
A parametrização necessária é muito simples.

Basta que crie na tabela "Acessórios" um registo, por exemplo, com a identificação "Pneus", associado a uma viatura, preenchendo no campo "Quilómetros Iniciais" a quilometragem que a viatura tinha no momento da colocação dos novos pneus, e no campo "Data Inicial" a data dessa ocorrência.

Depois desta configuração inicial, a contagem de quantos quilómetros os pneus rodaram será determinada pelos gastos lançados para essa viatura, e com a indicação deste acessório, como no exemplo abaixo:

Finalmente, para que possamos ter uma análise com a contagem dos quilómetros já percorridos com um determinado conjunto de pneus associados a uma viatura, basta aceder ao menu de Opções Diversas do ecrã dos "Acessórios", e seleccionar a análise "Estatísticas Globais" com o intervalo de datas pretendido.

Obtendo assim uma análise que, entre outras informações adicionais, lhe permite observar o número de quilómetros já percorridos por este acessório "Pneus".

Contamos que esta informação lhe seja útil, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Certificação de Software Obrigatória

A PHC já se encontra a preparar a certificação do Software PHC

Foi publicada a 23.06.2010, a Portaria 363 / 2010 que regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de facturação do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas.

A utilização de Sistemas Informáticos para a elaboração da facturação é cada vez mais uma realidade, pois possui grandes vantagens no tratamento da informação e na rapidez de execução. No entanto, introduz riscos em termos de controlo fiscal, pela possibilidade de adulteração dos dados registados, o que potencia situações de evasão fiscal.

É nesta perspectiva que surge a certificação, definindo regras para que os programas de facturação observem requisitos que garantam a inviolabilidade da informação inicialmente registada. Desta forma, apenas os programas que respeitem tais requisitos poderão ser utilizados.

Quem está obrigado a utilizar um software certificado?

As empresas que facturem por computador; tenham emitido mais de 1000 documentos de facturação, talões ou equivalente no ano anterior; tenham tido um volume de negócios superior a 150.000€ no ano anterior e efectuem vendas a clientes particulares ou agricultores.

A partir de quando é obrigatório?

As empresas obrigadas a usar software certificado terão de o fazer a partir de 1 de Janeiro de 2011.

Se uma empresa nunca vendeu a um Particular e vai, a meio de um ano, efectuar a primeira venda a um particular, está obrigada a ter software certificado? A partir de quando?

A empresa fica obrigada a usar software certificado imediatamente a partir do momento em que faz uma venda a um particular. Essa primeira venda já tem que ser assinada digitalmente por um software certificado.

Se uma empresa customiza ou personaliza em grande parte um software de facturação, pode considerá-lo como desenvolvido internamente, estando por isso, isenta da obrigatoriedade de o certificar?

Essa empresa está isenta da obrigatoriedade de certificar o seu software de facturação se for juridicamente detentora dos direitos de autor do software de facturação que utiliza.

Uma aplicação que corre em PDA’s e que emite Facturas tem que ser certificada? Tem de emitir o SAFT?

Sim. Essa aplicação tem de ser certificada e assinar digitalmente as suas facturas. A solução tem obrigatoriamente que produzir o SAFT de todos os documentos por si gerados. Mesmo que para isso necessite de uma aplicação de backoffice com o repositório dos documentos emitidos nos PDA’s e que emita o SAFT

Se uma empresa quiser recuperar histórico, porque perdeu a Base de dados ou os registos originais, deverá lançar esses documentos assinados?

Não. Esses documentos são cópias dos originais. Não devem ser assinados. Devem portanto ser lançados numa série específica para esse efeito.

Clique aqui para obter a Portaria 363 / 2010, de 23 de Junho de 2010

Clique aqui para obter o Anexo com especificação das regras técnicas

Brevemente colocaremos mais informações sobre este tema.

Idirecto - Estabelecimentos no PHC Factoring

Controle a conta corrente por estabelecimento

Tem clientes com vários estabelecimentos?

Gostaria de controlar a conta corrente por estabelecimento mas incluir numa única cessão de crédito os documentos emitidos para os vários estabelecimentos de um cliente (devedor)?

Com a versão 2011 do módulo PHC Factoring, isto já é possível.

Basta que esteja activo o parâmetro de Recibos "No recibo permite regularizar documentos de vários estabelecimentos".

É este parâmetro que passa a ser utilizado para determinar se, ao seleccionar documentos para a cessão de crédito, a aplicação permite escolher documentos de outros estabelecimentos, mesmo que esteja activo o parâmetro de Clientes "Guarda o estabelecimento na conta corrente".

A partir deste momento, poderá incluir numa mesma cessão de crédito os documentos de facturação emitidos para todos os estabelecimentos do devedor.

No exemplo apresentado de seguida temos:

Uma factura emitida para o cliente nº 21 (Sede).

E outra factura emitida para o mesmo cliente nº 21 (Estabelecimento de Lisboa).

Tendo activo o parâmetro dos Recibos "No recibo permite regularizar documentos de vários estabelecimentos", poderemos simplesmente incluir as duas facturas numa única cessão de crédito.

Esta será certamente uma grande mais-valia para quem lança cessões de crédito, pois repercute-se naturalmente numa diminuição da carga administrativa, tanto no momento da emissão da cessão de crédito, como posteriormente aquando da emissão do recibo para o devedor.

Contamos que esta informação lhe seja útil, esteja atento às próximas edições da iDirecto.