A resposta rápida e eficaz na organização da agenda comercial

A atribuição de visitas, sejam elas e-mails, telefonemas, reuniões, são uma constante da realidade comercial das empresas. Esta tarefa não é fácil pois obriga, por vezes, à distribuição de centenas de visitas por apenas dois ou três colaboradores. Já pensou no tempo necessário para lançar 100 visitas e distribuí-las pelos seus comerciais?

A PHC tem uma solução para si.
O software PHC CRM Comercial permite criar, desde a versão 2004, visitas de forma automática reduzindo o tempo de execução desta tarefa a poucos cliques. No menu do ecrã de Contactos encontram-se duas opções que permitem gerar visitas de forma automática, que vão ser explicadas com recurso a dois casos distintos.

O primeiro caso ilustra uma empresa que acompanha de forma regular e periódica os seus principais clientes através de um telefonema. Como criar estas visitas? Primeiramente é necessário definir a periodicidade das visitas, em dias, na ficha dos respectivos contactos. Seguidamente o utilizador deve seleccionar a opção Geração Automática de Visitas Periódicas existente nas opções de menu da ficha do contacto.


Neste ecrã deve definir o tipo de visita e a hora da mesma, para que esta fique visível na agenda de marcações do utilizador/vendedor. Ainda através do filtro devem seleccionar-se os contactos para os quais se pretende criar as visitas. Ao premir o botão Avançar a aplicação vai permitir, através de um ecrã próprio, visualizar e alterar os dados que vão constar em cada visita.


Este ecrã permite ao utilizador observar a identificação do contacto e a data para a qual vai ser criada a visita. Possibilita ainda emitir todas as visitas de uma vez ou, verificar uma a uma procedendo às alterações que sentir necessárias, tal como, a própria data da visita. Através desta ferramenta vão ser emitidas as visitas periódicas aos contactos definidos no filtro que tenham a periodicidade definida na sua ficha, respeitando o valor em dias, definido para cada um.

Num segundo caso, a empresa precisa que cada vendedor envie um e-mail personalizado com informação sobre a nova gama do seu produto. Para isso, o utilizador deve seleccionar a opção Geração Automática de Visitas idênticas existente nas opções de menu da ficha do contacto onde deve definir o tipo de visita, o resumo, a acção e o vendedor. Para que as visitas sejam criadas para os contactos do vendedor deve criar um filtro que apenas seleccione os contactos do vendedor seleccionado. Ao premir o botão Avançar a aplicação gera as visitas de acordo com os dados definidos neste ecrã, para os contactos do vendedor.


As visitas emitidas podem ser consultadas nas fichas dos contactos e na Agenda de Marcações do próprio vendedor.

Os dois exemplos de Geração automática de visitas acima apresentados demonstram a facilidade e rapidez com que se podem criar centenas de visitas.

Esta ferramenta do software PHC automatiza uma tarefa base da actividade comercial na interacção com clientes e foi concebida a pensar em si. Tem como ponto de partida o objectivo de optimizar o tempo e resultados dos seus utilizadores.