iDirecto - Exemplos de Projectos no PHC TeamControl

Uma base sustentada para a criação de novos projectos

O PHC TeamControl tem como alguns dos seus principais objectivos auxiliar na Gestão de projectos/tarefas e na Gestão das equipas envolvidas nesses projectos. Em algumas áreas de negócio existe a necessidade de desenvolver com regularidade novos projectos, sendo que alguns deles podem ter que obedecer a determinadas regras/passos muito próprios.

Para que nesses casos nenhuma tarefa ou passo fique esquecido, prioridades possam ser desvalorizadas, ou até mesmo se defina quem é que deve fazer o quê e em que altura, o PHC TeamControl dispõe de uma funcionalidade designada por “Exemplos de Projectos”, que permite criar, como o nome indica, exemplos que podem ser usados na criação de novos projectos.

Vamos utilizar como exemplo a publicação mensal de uma revista sobre música, em que toda a sua produção implica uma série de passos, de prioridades, de vários timings obrigatórios, e que envolve várias pessoas responsáveis por certas tarefas. Poderemos controlar e gerir tudo isto através da criação de um projecto. No entanto, como é uma operação que se repete mensalmente, dada a periodicidade da publicação da revista, poderemos criar um “Exemplo de Projecto” para a “Revista Musical Mais Ritmo”.

Através da criação deste “Exemplo de Projecto”, em que temos definidas todas as tarefas necessárias, prioridades e pessoas responsáveis, todos os meses – sempre que é necessário dar início ao projecto da revista musical – basta utilizar este exemplo na criação do projecto, e automaticamente toda esta informação vital é colocada no novo projecto.

Nesta imagem vemos a criação de um novo projecto, baseado no exemplo referente à revista musical, que ao seleccionar a opção “Criar” nos permite também escolher quais as tarefas que pretendemos incluir no projecto.

Por fim, poderemos ainda ultimar os dados finais e definir as datas de início e fim do projecto, para que a aplicação calcule automaticamente todas as datas e respectivos timings, com base em todos os pressupostos que pré-definimos no Exemplo de Projecto.

Após o projecto estar criado é possível adicionar ou retirar informação ao mesmo, sem qualquer tipo de limitação. Toda a sua gestão e manutenção é extremamente simples e flexível, tanto no projecto em si, como no próprio Exemplo de Projecto. Ambos podem ser alterados e optimizados rapidamente a qualquer altura.

De salientar que é também possível transformar qualquer projecto para que passe também a ser um Exemplo de Projecto, ou seja, não só podemos criar um projecto com base em outro, como também podemos passar um determinado projecto a Exemplo de Projecto, para ser usado no futuro.

Utilizámos o exemplo da produção mensal da revista musical. No entanto, os Exemplos de Projectos podem ser utilizados com as mais variadíssimas utilidades, seja para a organização de um evento, criação de uma campanha, lançamentos de novos produtos, etc. A sua utilização é infindável, e permite-nos garantidamente planear e gerir de uma forma eficaz o nosso tempo e toda a informação necessária para determinado projecto.

Contamos que lhe seja útil esta informação, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

iDirecto - Criar um Exemplo a partir de um Projecto no PHC TeamControl

Simplificar a criação de Projectos

No cenário de uma organização, quando se tem vários projectos em produção, é muito útil poder criar um exemplo de projecto a partir destes.

Por exemplo, um projecto em curso de uma publicação mensal de uma revista, em que todas as suas múltiplas tarefas, passos, prioridades, utilizadores responsáveis, etc., já se encontram atribuídos visto o projecto estar a decorrer, conforme visualizamos na imagem que se segue.

Existe uma funcionalidade no ecrã de Projecto que permite efectuar exactamente isso, ou seja, criar um exemplo de projecto a partir de um projecto que já se encontra aberto, em curso, fechado, etc.

Para isso, deveremos aceder ao ecrã do respectivo projecto, opções diversas, e escolher "Criar um exemplo a partir deste projecto".

Ao seleccionar esta opção, poderemos ainda escolher de todas as tarefas sugeridas, quais as que realmente pretendemos transportar para o nosso exemplo.

Quando escolhemos a opção "Criar", vamos então ser conduzidos para o ecrã de exemplos de projectos, já com todas as tarefas definidas, pessoas responsáveis, etc., onde bastará fazer os ajustes desejados ao exemplo, e gravar.

Desta forma, poderemos transformar um qualquer projecto para que passe também a ser um exemplo de projecto. Não só podemos criar um projecto com base nos exemplos de projecto, como também podemos passar projectos a exemplos de projecto, para que possam ser utilizados no futuro.

Os exemplos de projecto podem ser utilizados nas mais variadíssimas finalidades, tanto para a criação de projectos para gestão de um evento, para a criação de campanhas publicitárias, lançamentos de novos produtos, etc.

A sua utilização é infindável, e permite planear e gerir de forma eficaz o tempo, informação e equipa envolvida para determinado exemplo de projecto.

Contamos que lhe seja útil esta informação, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

iDirecto - Tarefas fechadas na agenda de marcações

Optimização da agenda do PHC TeamControl

Antigamente, as tarefas do PHC TeamControl, quando eram fechadas, desapareciam automaticamente da agenda de marcações. O objectivo era: como a tarefa já estava concluída, não seria necessário continuar a visualizá-la na agenda. No entanto, para alguns casos, poderia ser importante continuar a visualizá-las, fosse para um ponto de situação rápido do que já foi efectuado, ou para ajudar a relembrar possíveis marcações futuras, etc., à semelhança do que já acontecia com as marcações directas na agenda de marcações, que nunca saem da agenda a não ser que sejam apagadas.

Como podemos observar na imagem anterior, a tarefa encontra-se encerrada. No entanto, a partir da versão 2011 em todas as Gamas PHC CS, passou a ser possível visualizar tarefas e passos de tarefas fechadas na agenda de marcações.

Existe agora um parâmetro para o PHC TeamControl "As Tarefas fechadas e os Passos de Tarefa fechados aparecem na Agenda", que quando activo, permite visualizar na agenda de marcações as tarefas e passos de tarefas que se encontram fechadas (os).

Com esta funcionalidade, mesmo as tarefas que já se encontram fechadas podem passar a aparecer na agenda de marcações com a activação do respectivo parâmetro, deixando assim ao critério do utilizador a sua utilização.

Contamos que lhe seja útil esta informação, esteja atento às próximas edições da iDirecto.