A gestão dos procedimentos internos de cada empresa é vital para o seu sucesso. Qualquer Empresa de prestação de serviços, sejam Gabinetes de Advocacia ou Arquitectura, ou qualquer tipo de empresa que necessite de realizar uma gestão departamental, controlar processos, pré-definir passos disponíveis para cada processo e gerir os respectivos passos e intervenções, tem no módulo PHC Serviços, disponível desde a versão 2004, o aliado ideal. O módulo PHC Serviços permite controlar diferentes áreas de uma empresa, como por exemplo gestão de reclamações e respectivo tratamento, ou controlo de processos e respectivos passos e intervenções agendados ou realizados, de uma forma muito simples e organizada.
Com o PHC Serviços é possível gerir processos, sejam chamadas telefónicas, reclamações, etc., com determinados passos pré-definidos e controlar os tempos de execução e de atraso de cada um, podendo também pré-definir tipos de processos com passos já determinados e definir os timings e elementos responsáveis pela execução de cada um. Por exemplo, se possuir o módulo PHC Gestão, poderá abrir dossiers internos com a informação a facturar relativa a cada processo e emitir a facturação automaticamente.
Cada utilizador tem também um monitor de Workflow onde são indicadas quais as tarefas e passos que tem à sua responsabilidade, sabendo assim a todo o momento o que tem para executar. Existe também a possibilidade de monitorização global do estado de todos os processos, pois o supervisor pode, a qualquer momento, consultar e ver de uma forma global o estado de todos os processos, com informação de passos e tarefas/intervenções agendadas que estejam atrasadas e qual o próximo passo e tarefa a serem executados.Este módulo permite configurar a aplicação para diferentes realidades, ou seja, permite alterar os nomes das diversas tabelas de "Chamadas", "Passos" e "Intervenções" para outros nomes mais relacionados com a actividade da organização a que se destina. Uma das aplicações possíveis é, por exemplo, a Gestão de reclamações, pois é possível configurar o sistema para gestão de atendimento e seguimento de reclamações, em que cada chamada será uma reclamação e os passos, os vários degraus pelo qual passam dentro da empresa, os diferentes tipos de reclamações, podendo abarcar vários departamentos e várias pessoas.
Outra aplicação é, por exemplo, em Gabinetes de Advogados ou Solicitadores, onde podemos configurar o software para gerir o tratamento de processos de um gabinete de advogados, controlando o que foi feito para cada processo, os tempos despendidos, que processos existem de cada advogado, que valores há para debitar ao cliente.
Outra aplicação que o módulo pode ter é em Gabinetes de Arquitectura, onde podemos gerir os vários passos de cada projecto, controlando os passos que devem ser realizados como, por exemplo, apresentações ao cliente, pedidos de autorização a câmaras municipais, entre outros.
Contamos que esta informação lhe seja útil e acompanhe as próximas edições da iDirecto.
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