A Lei n.º 66-B/2012, de 31
de dezembro, que aprovou o Orçamento do Estado para 2013, alterou o artigo
119.º do Código do IRS, determinando que as entidades devedoras de rendimentos
do trabalho dependente passam a estar obrigadas a entregar mensalmente uma declaração
de modelo oficial, referente àqueles rendimentos e respetivas retenções de
imposto, de contribuições obrigatórias para regimes de proteção social e
subsistemas legais de saúde, bem como de quotizações sindicais relativas ao mês
anterior.
1 - Entrega
A Declaração mensal de remunerações deve ser submetida no Portal da AT
até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que respeitam os rendimentos, as
retenções na fonte e as outras deduções.
2 - Alterações
A Declaração Mensal de Remunerações - AT considera-se apresentada na
data da respetiva submissão, sob condição da correção de eventuais erros no
prazo de 30 dias.
Se findo o prazo referido no número anterior não forem corrigidos os
erros detetados, a declaração é considerada sem efeito.
3 - O que fazer no
Software PHC Pessoal CS (versão
2013)
3.1 Actualização do campo NIPC da Segurança Social da Ficha Completa da Empresa.
3.2 Validar na ficha dos Funcionários o campo Zona p/ decl. ret. IRS
3.3 Identificar quais os funcionários Não residentes
3.4 Verificar a configuração dos Códigos para vencimento principalmente para os códigos não sujeitos.
3.5 Como na declaração apenas devem ser incluídos recibos pagos deve no recibo de vencimento dar os recibos como pagos.
O que fazer no Software PHC Pessoal CS (versão
2013)?
1. Configurações necessárias
a) Na ficha completa da empresa é necessário preencher, por
estabelecimento, o NIPC da Segurança Social;
b) Na ficha dos funcionários existem também alguns campos a ter em
consideração antes de emitir os Recibos de vencimento.
i. Para identificação do Local de obtenção do
rendimento (devendo para efeitos desta declaração, considerar-se o Local onde é
prestado o trabalho), é necessário preencher, no separador Classificação, o
campo "Zona p/ decl. ret. IRS" com uma das seguintes opções:
Continente – C
Açores – C
Madeira – M
Estrangeiro – E
Ainda no que respeita ao Local de obtenção do rendimento, é necessário
ter em atenção que aquando da produção da referida declaração, esta informação vai
ser lida pelo PHC no Recibo de vencimento. Como tal, caso necessite de
atualizar esta informação na ficha dos funcionários depois de emitidos os
recibos, deverá ter o cuidado de responder afirmativamente à questão colocada
pelo PHC "Alterou dados que também se encontram nos recibos de
funcionário! Quer atualizar os respetivos recibos?
ii. Tendo em conta que a declaração mensal de remunerações (AT) se
destina a declarar os rendimentos do trabalho dependente (categoria A)
auferidos por sujeitos passivos residentes no território nacional, é
necessário, no caso de funcionários não residentes, ativar a opção "Não
residente" no separador de Dados Principais, para que não sejam
considerados na respetiva declaração.
c) Na configuração dos Códigos para Vencimentos
foi criado um novo campo, que permite classificar os rendimentos não sujeitos a
impostos, como seja por exemplo o subsídio de refeição (na parte não sujeita de
descontos).
Este campo chama-se
"Categoria de Rendimentos não sujeitos" e permite selecionar, de uma
lista, o código a aplicar de acordo com a Portaria 6/2013.
Outo exemplo de um código de vencimento com classificação própria para efeitos desta Declaração, é o código de "Remunerações acessórias" que poderão ser utilizadas para processamento de remunerações isentas mas sujeitas a englobamento.
2.Processamento
a) São considerados para a
Declaração Mensal de Remunerações, os valores dos Recibos de vencimento
processados no mês anterior ao da entrega da mesma.
Importa no entanto
salientar que deverão ser incluídos na Declaração em causa apenas os
rendimentos de trabalho dependente pagos ou colocadas à disposição.
Como tal, o PHC apenas
considera os Recibos de vencimento dados como Pagos.
E como dar um Recibo de
vencimento como Pago?
i. Para colmatar o facto
de existirem recibos emitidos e pagos aquando da atualização do executável, foi
desenvolvido um automatismo, que tem como premissa, os recibos que tiverem sido
incluídos numa transferência bancária, são marcados como pagos.
ii. Quando é lançada a
transferência bancária e fica registada a mesma no Recibo de Vencimento, é
igualmente marcada a opção "pago". Pressupõe-se que se foi incluído
numa transferência, está efetivamente pago.
iii. Existem no entanto
outras formas de pagar os vencimentos, sem passar por uma transferência
bancária. Como tal, foi desenvolvida uma nova opção no ecrã de Mapas habituais
que permite dar como "Pagos" os Recibos de vencimento incluídos em
determinado filtro.
iv. Os recibos de vencimento são também dados como
pagos caso sejam incluídos numa impressão de cheques.
b) Até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que
respeitam os rendimentos, a entidade patronal deverá produzir o ficheiro
relativo à Declaração mensal de remunerações.
Para esse efeito, no ecrã "Mapas
Habituais" separador "Mapas Mensais", passa a estar disponível
uma nova opção intitulada "Declaração Mensal de Remunerações AT".
Ao clicar na opção "Listagem" é
apresentado um novo ecrã, onde é possível definir o "Mês" e
"Ano" (por defeito o mês anterior à data do sistema), assim como
outros dados que devem constar na declaração, nomeadamente informação relativa
ao tipo de declaração:
- 1.ª Declaração
- Declaração de Substituição
- Declaração apresentada nos termos da alínea d)
do n.º1 do art.º 119º do CIRS, assim como a data do facto que determinou a
obrigação de declarar ou alterar os rendimentos já declarados.
Ao clicar na opção "Listagem" é
apresentado um ecrã com uma grelha editável e onde é possível adicionar,
alterar e eliminar registos, com a informação que constará da Relação dos
titulares dos rendimentos na Declaração mensal de remunerações.
E como são calculados os valores apurados pelo PHC?
Os valores são calculados da seguinte forma:
Valores de retenção:
São tidos em conta os valores de descontos cujo
código de vencimento tenha uma das seguintes opções ativas:
- "Este é um código de IRS" (inclui
também os descontos da sobretaxa);
- "Este é um código de contribuições
obrigatórias" (nestes códigos deve ser especificado se é de Segurança
Social relacionar com o NIPC da Segurança Social);
- "Este é um código de Quota Sindical";
Valores sujeitos:
- É o somatório dos valores sujeitos do recibo de
Vencimento.
Valores "Isentos mas sujeitos a
englobamento":
- São incluídos os valores das remunerações do
recibo, cujos códigos de vencimento tenham a opção "Código de remunerações
isentas mas sujeitas a englobamento" ativa, e que a opção "os
movimentos deste código estão sujeitos a IRS" inativa.
Valores não sujeitos:
- É o diferencial entre o valor total e o sujeito,
cujo código de vencimento tenha a opção "categoria de rendimentos não
sujeitos" preenchida, e "os movimentos deste código estão sujeitos a
IRS" inactiva.
(Os valores são depois agrupados pela categoria de
rendimentos e pela Zona p/ decl. ret. IRS.)
Após as eventuais alterações efetuadas neste ecrã,
ou aceitando os valores calculados pela aplicação, basta clicar na opção
"Gravar" para que a aplicação regresse ao ecrã da Declaração mensal
de remunerações AT mas já com a opção de "Produzir" o ficheiro a
entregar no portal da Autoridade Tributária.
Ao Produzir, a aplicação pede a identificação da
diretoria onde o ficheiro será colocado, bem como o nome com que será criado.
3. Validação
A Autoridade Tributária disponibiliza uma
aplicação de validação offline e entrega da Declaração mensal de remunerações.
Nessa aplicação é possível importar o ficheiro
gerado pelo PHC.
Confirmar a informação importada.
Validar o ficheiro para detetar eventuais erros e
Submeter a entrega do Ficheiro à AT.
