Reconciliação Bancária Automática

Comparação simplificada de movimentos


Sempre que chega o extracto em papel da sua conta bancária é necessário efectuar a comparação do mesmo com os movimentos que se encontram na sua aplicação. Esta é com certeza, uma operação que lhe consome demasiado tempo.

Já alguma vez pensou como era óptimo que a aplicação fizesse isso por si? Por isso desenvolvemos uma rotina que efectua a sua reconciliação bancária automaticamente, aumentando assim a sua produtividade.

Como efectuar a reconciliação automática no software PHC?
Em primeiro lugar, tem de pedir ao banco o envio do extracto bancário em suporte ficheiro, sendo esta mais uma vantagem, a eliminação do papel.A partir do momento que começar a receber o extracto em ficheiro, pode aceder à opção Reconciliação, disponível no ecrã de Movimentos Bancários Importados (ecrã que apenas está disponível se o parâmetro "Usa importação de movimentos bancários" estiver activo).
Esta funcionalidade está disponível a partir da versão 2006 no módulo PHC Gestão.

Neste ecrã é possível observar a informação que se encontra na aplicação PHC, a Tesouraria (do lado esquerdo) e a informação do ficheiro informático enviado pelo banco (do lado direito).

Para importar o ficheiro enviado pelo banco, deve existir previamente a parametrização da respectiva configuração de ficheiro externo, depois basta aceder à opção Importar extracto bancário e, assim, preencher a informação do lado direito do ecrã.

Após a importação do ficheiro, estamos em condições de efectuar a reconciliação bancária. A aplicação compara os movimentos das contas de tesouraria com os movimentos importados (datas, valor, número de documento e descrição) e relaciona/reconcilia automaticamente. Para tal deve clicar na opção Reconciliar automaticamente.

Para além da reconciliação automática, esta funcionalidade permite ainda efectuar a reconciliação manual. Ao posicionar o cursor em cima de qualquer coluna (excepto a coluna R?) do movimento que deseja reconciliar e arrastar para a listagem oposta, posicionando o rato em cima de qualquer coluna (excepto a coluna R?) do movimento que deseja relacionar.

Após todos os movimentos reconciliados deve Gravar a reconciliação.

Desta forma, efectua a reconciliação da sua conta bancária de uma forma bastante rápida reduzindo o tempo gasto nesta tarefa.

Contamos que esta informação lhe seja útil e que esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Atribuir custos a várias compras

Imputação de despesas a produtos


Supondo que recebe hoje a sua encomenda de um fornecedor e a respectiva factura do material. Posteriormente recebe a factura da transportadora. Como imputa, no software PHC, este custo aos seus produtos?

Existe uma funcionalidade que permite efectuar a distribuição de um determinado valor ponderado pelas linhas de outro documento permitindo, assim, distribuir o valor da factura da transportadora pelas várias facturas de material existentes.

A distribuição de despesas encontra-se, em todas as gamas disponíveis, na opção do menu Compras "Lançar despesas adicionais". No entanto, esta iDirecto incide especificamente na funcionalidade existente apenas na gama Enterprise do software PHC, melhorada na versão 2008.

Para a utilizar é necessário efectuar a configuração do documento de compra para fazer lançamentos em valor em stocks e criar os tipos de despesas.

No ecrã de compras a fornecedores, no menu das opções sobre as linhas, existe a opção "Atribuir um custo a produtos de várias compras (importando as suas linhas)". Esta destina-se à imputação de despesas não incluídas numa compra, aumentando o custo médio de determinados artigos sem alterar o stock físico do mesmo.

Comece por indicar quais os documentos que pretende afectar, utilizando o botão "Adicionar documento".

Depois de seleccionados os documentos, deve indicar qual o valor a distribuir para cada uma das despesas.

São apresentadas todas as despesas que estejam configuradas na respectiva tabela, pode utilizar apenas a(s) despesa(s) que pretender, para tal, basta colocar o valor na linha da despesa que pretende que seja afectada ao documento.

Depois de colocado o "valor a distribuir" é efectuada a distribuição do mesmo consoante a configuração do tipo de despesa, distribuição que pode ser proporcional ou não.

Como são efectuados os cálculos?

Na imagem anterior, o tipo de despesa "transportadora" efectua uma distribuição proporcional, logo o valor de 785,23? será distribuído da seguinte forma pelas linhas dos respectivos documentos:


Neste caso, é efectuada uma média ponderada do valor da factura pelo valor total de cada linha do documento.

Para o tipo de despesa "Despesas Diversas", a distribuição escolhida já não é proporcional, então o valor de 55,00? será repartido pelas linhas dos documentos, através de uma média simples.

Contamos que esta informação lhe seja útil, esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Áreas de marcações

A organização da agenda da empresa


Gostaria definir as diversas áreas da sua empresa para posterior utilização na Agenda de Marcações?

Gostaria que ao efectuar as suas marcações para a área pretendida, fossem verificados possíveis conflitos?

No sentido de o ajudar a responder às perguntas anteriores, agora no software PHC existe a possibilidade de criar as diversas áreas da sua empresa, por exemplo, Salas, Viaturas, Material audiovisual, entre outros.

Esta opção é importante, pois só será possível executar marcações na agenda se tiver pelo menos uma área marcada, verificando assim os conflitos existentes entre as várias marcações para a mesma área.

Pode aceder a esta funcionalidade, disponível a partir da versão 2007, no ecrã Área de Marcações, onde tem a possibilidade de criar a Área pretendida.

Primeiro é necessário definir o Nome da área de marcação. De seguida, preenchemos o campo Tipo para identificar qual o tipo de área, por exemplo, uma sala, uma viatura, material audiovisual.

Por último, temos duas opções para a marcação em causa. A opção "Inactiva" que permite colocar a área como inactiva de forma a que esta deixe de estar disponível nos vários locais para serem efectuadas marcações; e a opção "Não confere conflitos de marcações" que, quando activa, permite ao efectuar marcações para a área em configuração, nunca sejam verificados possíveis conflitos; ou seja, outras marcações em sobreposição. Quando se encontra inactiva, a aplicação gere esses mesmos conflitos.

Assim, de uma forma simples e rápida identifica os conflitos de áreas originados pelas marcações da agenda. Contamos que esta informação lhe seja útil e que esteja atento aos próximos temas da iDirecto.

Actualizar Dados para a Gestão de Encomendas

Afine e optimize a gestão dos artigos que comercializa


Tem a necessidade de actualizar, por exemplo, o ponto de encomenda ou a quantidade óptima de encomenda de um artigo ou de vários artigos? A resposta é utilizar a opção "Actualizar dados de encomendas" presente nos Stocks e Serviços.

Esta ferramenta encontra-se disponível em todas as gamas.

Após seleccionar os artigos que pretende actualizar fica disponível o ecrã "Actualização de Dados de Gestão de Encomendas" com os seguintes campos:


- Número de dias de stock para cálculo de quantidade óptima
Neste campo pode definir o número de dias para cálculo de quantidade óptima.

- Número de dias de segurança para cálculo do ponto de encomenda
Permite a introdução do número de dias para se efectuar o cálculo do ponto de encomenda com segurança diferente do prazo do fornecedor. Se pretender utilizar os elementos definidos na ficha do artigo deve validar a caixa "usa o prazo de entrega".

- Usa os dias de quantidade óptima e ponto de encomenda da ficha do artigo
Ao validar vai utilizar os dias introduzidos na ficha do artigo para a quantidade óptima e ponto de encomenda.

- Datas para cálculo de consumo mensal
O cálculo do consumo mensal de determinado artigo é efectuado para o período introduzido, isto é a divisão da quantidade vendida pelo número de meses.

- Usar dados anteriores
Permite, ao validar, utilizar os dados da ficha do artigo.
Com este campo activo o cálculo do consumo mensal é feito através da seguinte fórmula:(consumo no período + (consumo em stocks*meses de consumo em stocks))/(meses de consumo em stocks+meses de consumo do período).

- Stock mínimo = 0.0% do ponto de encomenda e Stock máximo = 0.0% do ponto de encomenda
É calculado o stock mínimo e máximo em função da percentagem do ponto de encomenda.


Ao seleccionar as opções é possível ver os valores actuais, a previsão do resultado, bem como, a variação existente.

Posteriormente pode actualizar este artigo ou actualizar restantes.

Contamos que lhe seja útil esta informação e esteja atento às próximas edições da iDirecto.

Configuração intuitiva dos descontos

Tem a necessidade de definir descontos em função do prazo de liquidação? De poder fazer variar quer os descontos concedidos a clientes, quer os descontos obtidos de fornecedores em função dos prazos de liquidação? Com o Software PHC poderá rapidamente e de uma forma fácil e intuitiva configurar este tipo de descontos.

Para utilizar esta funcionalidade devemos aceder ao Menu da Aplicação, Tabelas, Gestão, Condições de Pagamento. Neste ecrã definimos se estamos a configurar descontos para recebimentos de cliente ou para pagamentos a fornecedores, a data de vencimento e os descontos por prazo de liquidação.

De seguida, na ficha do cliente ou fornecedor, associamos a respectiva condição de pagamento.

Ao emitir um documento, as condições de pagamento são transpostas de forma automática.


Os descontos resultantes das condições de pagamento aplicam-se de forma automática na fase de regularização da conta-corrente. Para documentos de compras a crédito, os descontos são aplicados na emissão de pagamentos. No caso de documentos de venda a crédito, os descontos concedidos são calculados na emissão do recibo ao cliente.

Em suma, ao utilizar as condições de pagamento do Software PHC, o utilizador pode criar automatismos no sentido de atribuir descontos por prazo de liquidação. Este mecanismo pode ser usado quer em descontos obtidos de fornecedores, quer em descontos concedidos a clientes.

Como prever valores de um Pedido de Assistência Técnica

Nos Pedidos de Assistência Técnica, os clientes perguntam muitas vezes em quanto vai ficar a reparação antes de irem buscar os produtos reparados.

Supondo que um cliente o contacta telefonicamente para saber qual o valor que tem a pagar referente à assistência que obteve. De uma forma muito rápida pode informá-lo de qual o valor a pagar sem ter de o facturar.

Esta funcionalidade está disponível nos módulos PHC Gestão e PHC Suporte em todas as gamas desde a versão 2009.

Para poder prever o valor de um PAT, tem de inicialmente preparar a aplicação. Para tal, deve aceder ao ecrã de Configuração de Documentos de Facturação, introduzir um novo registo, atribuir um nome à configuração (por exemplo: Orçamento), activar as opções "Documento para previsão de facturação" e "Outros Documentos (i.e. guia de remessa, factura proforma)" e por fim indicar que o documento não movimenta stocks nem conta corrente.

Supondo que o cliente tem um Pedido de Assistência com 2 intervenções (definidas como são para facturar) e 1 Dossier Interno. Apenas tem de nas páginas "Intervenções" e "Dossiers", seleccionar as Intervenções e Dossiers Internos (bastando para isso activar a coluna "F?") e de seguida clicar no botão "Facturação".


Assim que clica no botão "Facturação" faz as opções pretendidas para lançar o documento, depois selecciona o tipo de Documento de Facturação - "Orçamento" e por fim clica no botão "Introduzir".


Desta forma, pode informar o cliente acerca do valor que tem a pagar proveniente do Pedido de Assistência (peças, mão de obra, etc.), sendo desnecessário facturar o PAT apenas para ter esta informação.